Департамент банковского аудита о сроках хранения документов

Банк, учитывая изложенное ниже по тексту, в разделе «Обоснование мнения консультантов», самостоятельно устанавливает сроки хранения документов, которые не могут быть меньше, чем установлено соответствующими законодательными и нормативными актами, и которые он, соответственно, обязан соблюдать.

В связи с этим, на наш взгляд, если Номенклатурой дел архивного хранения, разработанной и утвержденной Банком, установлено,  что архивные документы хранятся  4 года, но - при условии завершения ревизии налоговыми органами, Банк не имеет права уничтожить такие документы.

Частью первой НК РФ предусмотрен общий срок хранения документов, в том числе подтверждающих расходы для целей налогообложения прибыли.

Банком в тексте вопроса справедливо отмечено, что согласно подпункту  8 пункта  1 статьи 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

По мнению консультантов, течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Норма подпункта  8 пункта  1 статьи 23 НК РФ коррелирует с положением пункта 4 статьи 89 НК РФ, согласно которому «В рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки, если иное не предусмотрено настоящей статьей», то есть срок хранения документов определен как три года плюс один год».

 

Кроме того, специальный срок хранения документов, подтверждающих расходы для целей налогообложения, установлен Главой 25 НК РФ. Например, в соответствии с пунктом 4 статьи 283 НК РФ при переносе убытков на будущее налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода.

Также специальный срок хранения документов установлен и для других ситуаций.  Так, Правила ведения Журналов учета счетов-фактур предусматривают, что Книга покупок и Книга продаж хранятся у покупателя/поставщика в течение полных 5 лет с даты последней записи (абзац третий пункта 15, абзац третий пункта 27).

При этом, нельзя забывать, что НК РФ устанавливает систему налогов и сборов, а также общие принципы налогообложения и сборов в Российской Федерации (пункт 2 статьи 1 НК РФ), в том числе, права и обязанности налогоплательщиков, налоговых органов и других участников отношений, регулируемых законодательством о налогах и сборах (подпункт 4 пункта 2 статьи 1 НК РФ).

В остальных отношениях правовое положение участников гражданского оборота в силу пункта 1 статьи 2 ГК РФ определяет гражданское законодательство, которое состоит из  ГК РФ и принятых в соответствии с ним иных федеральных законов, регулирующих отношения, указанные в пунктах 1 и 2 статьи 2 ГК РФ (пункт 2 статьи 3 ГК РФ). Из оснований, предусмотренных законами и иными правовыми актами возникают гражданские права и обязанности (пункт 1 статьи 8 ГК РФ).  

Одним из «иных федеральных законов» является Закон № 129-ФЗ, который устанавливает систему бухгалтерского учета, его объекты и основные задачи, в том числе и вопросы хранения документов бухгалтерского учета.

Так, согласно статье 17 Закона № 129-ФЗ:

«Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет» (пункт 1);

«Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз» (пункт 2).

Согласно пункту 2 части 1 статьи 4 Закона № 125-ФЗ к полномочиям РФ в области архивного дела относятся установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил.

В соответствии с частью 3 статьи 6 Закона № 125-ФЗ специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Постановлением Правительства РФ № 406 полномочиями по составлению перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел, наделено Министерство культуры РФ (пункт 5.2.9 Положения о Министерство культуры РФ, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 406).

В рамках представленных полномочий Министерство культуры РФ утвердило Приказом № 558 перечень[1] типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, в том числе в части бухгалтерского учета и отчетности (раздел 4.1):

 

 

Приказ № 558 не содержит разъяснения о примечании, приведенном в графе 4 по строкам 361 и 362 -  «При условии проведения проверки (ревизии)», в связи с чем затруднительно определить, какая проверка (ревизия) имеется в виду.

На наш взгляд, имеет смысл предположить проведение проверки (ревизии) внешними органами контроля и надзора.

 

В связи с этим, консультанты считают, что с целью минимизации возможных рисков предъявления претензий уполномоченными органами после осуществления мероприятий контроля хранение документов бухгалтерского учета следует обеспечить в течение не менее чем пять лет со дня окончания периода деятельности, охваченного последней проверкой.

На минимальный пятилетний  срок указывает и пункт 4.1 Части III Положения № 302-П, согласно которому  «…Кредитные организации обязаны хранить кассовые документы, бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение нормативных сроков хранения, но не менее пяти лет». 

 

В отношении документов и регистров налогового учета, других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов правомерно руководствоваться нормами НК РФ, то есть хранить документы в течение четырех лет[2], как указано выше, после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. При этом, в отношении отдельных документов необходимо учитывать и указанные выше специальные нормы НК РФ (например, пункт 4 статьи 283 НК РФ), то есть на практике наличие факта переноса убытков в течение десяти лет, а также иных обстоятельств, например, списания безнадежных долгов, влечет необходимость хранить документы в течение более длительного срока по сравнению с общими требованиями.

 

Банк, учитывая изложенное выше, самостоятельно устанавливает сроки хранения документов, которые не могут быть меньше, чем установлено соответствующими законодательными и нормативными актами, и которые он, соответственно, обязан соблюдать.

В связи с этим, на наш взгляд, если Номенклатурой дел архивного хранения, разработанной и утвержденной Банком, установлено,  что архивные документы хранятся  4 года, но - при условии завершения ревизии налоговыми органами, Банк не имеет права уничтожить такие документы.

1.            ГК РФ - Гражданский кодекс Российской Федерации (ч.I) от 30.11.1994г. № 51-ФЗ,  (ч.II) от 26.01.1996г. № 14-ФЗ, (ч. III) от 26.11.2001г. № 146-ФЗ, (ч. IV) от 18.12.2006г. № 230-ФЗ;

2.            НК РФ – Налоговый кодекс Российской Федерации (ч.I) от 31.07.1998г. № 146-ФЗ  и (ч.II) от 05.08.2000г. № 117-ФЗ;

3.            Закон № 125-ФЗ - Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; 

4.            Постановление Правительства РФ № 406 - Постановление Правительства Российской Федерации  от 29.05.2008г. №406 «О Министерстве культуры Российской Федерации» ;

5.            Приказ Министерства культуры РФ № 558 - Приказ Министерства культуры Российской Федерации  от 25.08.2010г. № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (согласован Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15 .09. 2009г.);

6.            Правила ведения Журналов учета счетов-фактур - Правила ведения Журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации  от 02.12.2000г. № 914.