Департамент банковского аудита об оформлении командировочного удостоверения

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki

30.08.2013

Вопрос

У Банка есть филиал, расположенный вне местонахождения Банка. В свою очередь у этого филиала есть дополнительный офис вне местонахождения филиала.
Банк направил в командировку сотрудника Головного офиса Банка в Дополнительный офис филиала. По возвращении из командировки сотрудник представил командировочное удостоверение, в котором проставлена печать филиала.
Правомерно ли это, чья печать, филиала или дополнительного офиса должна стоять в командировочном удостоверении?

Ответ

На наш взгляд, наиболее удовлетворяющим требованию надлежащего оформления командировочного удостоверения будет являться заверение подписей ответственного лица, удостоверившего проставленные в командировочном удостоверении отметки о датах прибытия и выбытия сотрудника Банка, направленного в служебную командировку в дополнительный офис филиала Банка, печатью дополнительного офиса. В сложившейся ситуации сотрудником, имеющим право проставить печать на командировочное удостоверение, может быть руководитель дополнительного офиса, который назначен приказом по Банку и поименован в пункте 12 Приложения 15 «Уведомление кредитной организации (филиала) об открытии (изменении реквизитов, о закрытии) внутреннего структурного подразделения» к Инструкции № 135-И.

Наряду с этим, консультанты считают достаточно маловероятным риск предъявления претензий органами надзора или налоговыми органами в связи с ненадлежащим оформлением командировочного удостоверения в случае, если подписи ответственного лица, удостоверившего проставленные в командировочном удостоверении отметки о датах прибытия и выбытия сотрудника Банка, направленного в служебную командировку в дополнительный офис филиала Банка, будут заверены печатью филиала Банка и к командировочному удостоверению будут приложены документы, подтверждающие пребывание сотрудника по месту нахождения дополнительного офиса филиала.

Консультанты считают необходимым рекомендовать Банку разработать и утвердить локальный нормативный акт, регулирующий вопросы применения печатей, в том числе дополнительными офисами.

Обоснование мнения консультантов.

В соответствии с положениями статьи 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (пункт 1), обязательными реквизитами которого являются:

«1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц» (пункт 2).

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (пункт 3 статьи 9 Закона № 402-ФЗ).

По совокупности содержания пункта 1 преамбулы к Положению № 385-П и пункта 1.1 Части I Положения № 385-П кредитные организации, расположенные на территории Российской Федерации, осуществляют бухгалтерский учет в соответствии с правилами, которые приведены в Приложении к настоящему Положению и устанавливают единые методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, обязательные для исполнения всеми кредитными организациями, расположенными на территории Российской Федерации.

В пункте 1.9 Части III Положения № 385-П предусмотрена норма, аналогичная содержащейся в статье 9 Закона № 402-ФЗ: «Операции совершаются и отражаются в бухгалтерском учете на основании первичных учетных документов, оформленных в соответствии с требованиями настоящих Правил и иных нормативных актов Банка России по отдельным операциям».

Упоминание первичных учетных документов имеется также:

В абзаце втором пункта 1 Части III Положения № 385-П: «Под регистрами бухгалтерского учета понимаются документы, в которых систематизируется и накапливается информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности»;

в абзаце втором пункта 3.1 Части III Положения № 385-П: «Все бухгалтерские операции, совершенные в предыдущем дне, в течение следующего рабочего дня должны быть полностью проверены на основании первичных документов, записей в лицевых счетах, в других регистрах бухгалтерского учета».

К первичным учетным документам относится командировочное удостоверение, которое согласно пункту 7 Положения о командировках оформляется на основании решения работодателя о направлении работника по распоряжению работодателя в служебную командировку[1] на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Именно командировочное удостоверение является документом, подтверждающим фактический срок пребывания в месте командирования на основании отметок о дате приезда в место командирования и дате выезда из него.

В силу пункта 26 Положения о командировках «Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой».

Иными словами, командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, является одним из первичных учетных документов, подтверждающих правомерность отражения в бухгалтерском учете расходов на служебные командировки.

Не меньшее значение имеет командировочное удостоверение и для целей налогового учета, поскольку командировочные расходы (суточные, на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, на наем жилого помещения) включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при условии, что они являются обоснованными и документально подтвержденными (подпункт 12 пункта 1 статьи 264, абзац 2 пункт 1 статьи 252 НК РФ).

По разъяснениям налоговых органов, ненадлежащее оформление необходимых приложений к авансовому отчету влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть учтена в целях налогообложения прибыли, как не имеющая надлежащего документального подтверждения. Об этом высказывают свое мнение сотрудники ФНС России в Письме от 25.11.2009г. № МН-22-3/890 и УФНС России по г. Москве в Письме от 28.10.2010г. № 16-15/113462@).

При этом, нельзя не отметить, что в случаях, когда в командировочном удостоверении по объективным причинам не сделаны отметки о прибытии и выбытии работника в месте командирования, сотрудники налоговых органов рекомендуют для документального подтверждения затрат на командировку использовать другие документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (например, приказ о командировке, проездные документы). Перечень таких документов, подтверждающих факт нахождения работника в месте командировки в установленное время, приведен в Письме Минфина РФ от 16.08.2011г. № 03-03-06/3/7:

«- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

- служебное задание для направления в командировку и отчетом о его выполнении;

- проездные документы, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;

- счет гостиницы, подтверждающий период проживания в месте командирования».

Вступившим с 1 января 2013г. в силу Законом № 402-ФЗ организациям предоставлено право разрабатывать собственные формы первичных учетных документов, формы которых утверждаются руководителем организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (статья 9 Закона № 402-ФЗ). В них, как указано выше по тексту, должны быть предусмотрены перечисленные в статье 9 Закона № 402-ФЗ обязательные реквизиты. При этом, Закон № 402-ФЗ не содержит положения о том, что первичный учетный документ необходимо удостоверить печатью[2] хозяйствующего субъекта[3].

Однако в отношении командировочного удостоверения необходимость проставления печати в нем закреплена абзацем третьим пункта 7 Положения о командировках, в котором сказано, что: «Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи».

Таким образом, заверение отметок о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении, печатью принимающей организацией является обязательным в силу прямого указания в Положении о командировках.

Кроме того, о том, что «Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи» сказано в пункте 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003.

Согласно пункту 9.2 Инструкции № 135-И кредитная организация (филиал) при условии отсутствия у кредитной организации запрета на открытие филиалов вправе открывать внутренние структурные подразделения - дополнительные офисы, кредитно-кассовые офисы, операционные офисы, операционные кассы вне кассового узла, а также иные внутренние структурные подразделения, предусмотренные нормативными актами Банка России.

Порядок открытия (закрытия) и изменения местонахождения внутренних структурных подразделений кредитной организации (филиала) на территории Российской Федерации регламентирован Главой 12 Инструкции № 135-И, в которой не содержится требования об обязательном наличии руководителя и главного бухгалтера, а также печати дополнительного офиса.

Вместе с тем, в соответствии с пунктом 11.3 Инструкции № 135-И должен иметь печать филиал кредитной организации. Печать филиала кредитной организации должна содержать полное фирменное наименование, указание на местонахождение кредитной организации, а также наименование филиала и указание на его местонахождение.

Действующее в настоящее время законодательство (в частности - Закон № 14-ФЗ) и нормативные акты не содержат запрета на изготовление и наделение печатью структурного подразделения организации, например, дополнительного офиса филиала, в связи с чем, на наш взгляд, Банк вправе самостоятельно, локальным нормативным актом, определить форму и количество печатей, порядок их использования, в том числе в ее обособленных и структурных подразделениях.

Мнение консультантов подтверждается положениями пункта 7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, из которых следует, что порядок пользования печатями может быть установлен организацией самостоятельно:

«Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.

Инструкция может иметь следующие разделы:

- перечень печатей, используемых в организации;

- места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;

- порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа "печать".

В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.

Перечень печатей включает:

- название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати

- должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.

Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.

Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме:

Оттиск печати службы ДОУ
Наименование документа	Должность работника, который проставляет оттиск

…

Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя. Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ или финансовой службы».

Как следует из текста запроса, в дополнительном офисе филиала Банка имеется печать, но сотрудник, уполномоченный заверять ею документы, в том числе командировочные удостоверения, не определен.

При этом, консультанты считают необходимым рекомендовать Банку разработать и утвердить локальный нормативный акт, регулирующий вопросы применения печатей, в том числе дополнительными офисами, с учетом указанных выше положений Методических рекомендаций.

Документы и литература.

[1] «Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы» (статья 166 ТК РФ).

[2] «Печать: устройство, содержащее клише печати, для нанесения оттисков на бумагу» (пункт 2.1 ГОСТ Р 51511-2011).

[3] Унифицированной формой № Т-10, утвержденной Постановлением № 1, которую организации должны были применять до вступления в силу Закона № 402-ФЗ, предусмотрен такой реквизит как «Место печати» (М.П.) на оборотной стороне формы, где проставлялись отметки о дате выезда и прибытия в командировку.

По Информации Минфина РФ № ПЗ-10/2012 с 1 января 2013г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki

Назад в раздел