Департамент банковского аудита об оформлении платежных поручений

Принятые кредитной организацией правила документооборота и технология обработки учетной документации  подлежат обязательному утверждению руководителем кредитной организации. Об этом сказано в пункте 1.3 Части I Положения № 302-П.

Согласно пункту 1.9 Части III Положения № 302-П кредитная организация совершает и отражает операции в бухгалтерском учете на основании первичных учетных документов, оформленных в соответствии с требованиями Положения № 302-П  и иных нормативных актов Банка России по отдельным операциям. Каждый из документов, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должен содержать следующие реквизиты:

подпись бухгалтерского работника, оформившего документ, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю, - также подпись контролирующего работника».

«Расчетные документы по операциям, связанным с перечислением (зачислением) средств кредитной организацией клиентам, другим организациям, взысканием средств со счетов клиентов, составляются в соответствии с требованиями правил Банка России по осуществлению безналичных расчетов» (подпункт 1.9.5 пункта 1.9 Части III Положения № 302-П).

Форматы, порядок заполнения и оформления используемых расчетных документов закреплены Банком России в Положении № 2-П, в соответствии с пунктом 1.3 Части II Положения № 2-П которого установленные данным нормативным актом формы расчетов применяются как клиентами кредитных организации, так и самими кредитными организациями.

Порядок оформления, приема, обработки электронных платежных документов и осуществления расчетных операций с их использованием регулируется отдельными нормативными актами Банка России, за исключением случаев, указанных в Положении № 2-П, и заключаемыми между Банком России или кредитными организациями и их клиентами договорами, определяющими порядок обмена электронными документами с использованием средств защиты информации (Преамбула к Положению № 2-П). Порядок применения кредитными организациями (филиалами) при осуществлении безналичных расчетов через расчетную сеть Банка России расчетных документов в электронной форме установлен Указанием № 1274-У, пунктом 1 которого установлено, что расчетные документы в электронной форме дополняются полями, перечень и длины которых приведены в приложении к этому нормативному акту.

Согласно пункту 1.7 Части II Положения № 2-П операции по корреспондентским счетам кредитной организации (по субсчетам филиала) осуществляются на основании расчетных документов[1], поступивших в подразделение расчетной сети Банка России на бумажных носителях или в электронном виде, путем оплаты каждого документа.

Общими правилами заполнения расчетных документов, установленными Главой 2 Части I  Положения № 2-П, к обязательным реквизитам расчетных документов на бумажном носителе отнесены подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и в установленных случаях - оттиск печати (пункт 2.10). Согласно пункту 2.14 Части I Положения № 2-П расчетные документы принимаются банками к исполнению при наличии на первом экземпляре (кроме чеков) двух подписей (первой и второй) лиц, имеющих право подписывать расчетные документы, или одной подписи (при отсутствии в штате организации лица, которому может быть предоставлено право второй подписи) и оттиска печати (кроме чеков), заявленных в карточке с образцами подписей и оттиска печати.

В рамках применяемых форм безналичных расчетов допускается использование аналогов собственноручной подписи в соответствии с требованиями законодательства и нормативных актов Банка России.

Кроме того, оформление расчетных документов на бумажных носителях осуществляется, в частности, с учетом следующего:

- расчетные документы на бумажном носителе оформляются на бланках документов, включенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (далее по тексту – ОКУД ОК 011-93 (класс «Унифицированная система банковской документации»). Форматы расчетных документов приведены в  приложениях 1, 5, 9, 13 к Положению № 2-П (пункт 2.4);

- подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Оттиск печати и оттиск штампа банка, проставляемые на расчетных документах, должны быть четкими (пункт 2.8).

Дополнительно пунктом 3 Указания № 1274-У установлено, что в бумажных копиях расчетных документов указываются наименования расчетных документов и номера форм по ОКУД, установленные Положением № 2-П. В бумажной копии расчетного документа допускается наличие реквизитов, не предусмотренных Положением № 2-П расположенных вне формата бланка расчетного документа.

По мнению консультантов, из приведенных положений нормативных актов Банка России следует, что бумажные копии расчетных документов, составленных в электронной форме,  должны быть оформлены с соблюдением требований Положения № 2-П к порядку заполнения обязательных полей расчетных документов. На наш взгляд, из содержания Указания № 1274-У не следует, что в бумажных копиях расчетных документов, составленных в электронной форме, могут отсутствовать поля, предусмотренные форматами установленными Положением № 2-П.

Учитывая изложенное, мы считаем обязательным проставление оттиска печати Банка в бумажной копии расчетного документа, оформленного в электронной форме по операциям, связанным с собственной хозяйственной деятельностью Банка.

 

Дополнительно считаем целесообразным обратить внимание Банка на следующее.

При проведении последующего контроля по лицевым счетам проверяется, все ли записи подтверждены соответствующими документами, прошедшими контроль со стороны полномочных работников кредитной организации и подписанными ими при оформлении операций, правильность оформления документов, послуживших основанием отражения операций по счетам (пункт 3.1 Части III Положения № 302-П).

Согласно пункту 3.2 Части III Положения № 302-П оформление документа и его проверка удостоверяются собственноручными подписями бухгалтерского и контролирующего работников, а в необходимых случаях - подписями других должностных лиц. В установленных случаях подпись заверяется печатью (штампом). Применяемые аналоги собственноручной подписи должны обеспечивать однозначную идентификацию подписи бухгалтерского работника, контролирующего работника, а также других должностных лиц, оформивших документ, проверивших его и санкционировавших совершение операции и отражение ее в бухгалтерском учете.

На наш взгляд, отсутствие оттиска печати Банка на расчетных документах, составленных Банком в ходе осуществления собственной хозяйственной деятельности, на наш взгляд, может быть расценено органами надзора как факт, свидетельствующий о несоблюдении требований нормативных актов и о недостаточном уровне последующего контроля.

 

Кредитные организации обязаны обеспечить сохранность кассовых документов, бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение нормативных сроков хранения, но не менее пяти лет (пункт 4.2 Части III Положения № 302-П). Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе за каждый операционный день передаются на архивное хранение не реже одного раза в месяц (не позднее десятого рабочего дня следующего месяца) (пункты 4.2, 4.3 Части III Положения № 302-П).

Одновременно, согласно абзацу четвертому пункта 4.2 Части III Положения № 302-П хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, сформированных в электронном виде, осуществляется в порядке, установленном нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета[2]. Справки о документах, хранение которых осуществляется в электронном виде в соответствии с нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета, помещаются в сшивы (папки) документов (пункт 4.3 Части III Положения № 302-П)[3].

Бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, нормативный срок хранения которых составляет свыше десяти лет, подлежат распечатыванию и хранению на бумажном носителе. Распечатывание указанных документов осуществляется в день совершения операции, а передача на хранение - в порядке, определенном в абзацах втором и третьем пункта 4.2 Части III Положения № 302-П.

 

1.            Положение № 302-П – Положение Банка России от 26.03.2007г. № 302-П  «О правилах ведения бухгалтерского учёта в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации»;

2.            Положение № 2-П – Положение Банка России от 03.10.2002г. № 2-П «О безналичных расчётах в Российской Федерации»;

3.            Указание № 1274-У – Указание Банка России от 24.04.2003г. № 1274-У «Об особенностях применения форматов расчетных документов при осуществлении электронных расчетов через расчетную сеть Банка России»;

4.            Указание № 2346-У – Указание Банка России от 25.11.2009г. № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета»;

5.            ОКУД ОК 011-93 – «ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации», утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993г. № 299.