Департамент банковского аудита о правомерности возложения на кассового работника дополнительных функций

Мнение консультантов.

Как следует из текста вопроса, в целях уменьшения времени обслуживания клиентов Банк рассматривает возможность (правомерности):

1. возложения на кассового работника дополнительного офиса следующих обязанностей:

- безналичное обслуживание юридических лиц (расчеты платежными поручениями (в т.ч. обработка клиент-банка), ведение картотеки и т.п.);

- открытие счетов юридическим лицам;

- предоставление кредита физическим лицам (сбор документов и выдача кредита) и т.п.

2. внедрения следующей схемы распределения полномочий при выдаче кредитов физическим лицам в дополнительном офисе Банка:

- операционный (или кассовый!) работник дополнительного офиса получает пакет документов и передает его руководителю дополнительного офиса;

- руководитель дополнительного офиса готовит суждение и принимает решение о выдаче, после чего дает распоряжения: в бухгалтерию на открытие счетов и кассовому работнику на выдачу кредита;

- кассовый работник дополнительного офиса выдает кредит.

Из буквального прочтения отдельных пунктов Положения № 318-П следует, что в проведении кассовых операций задействуются кассовые работники, одним из которых является заведующий кассой. Кроме кассовых работников в проведении и оформлении кассовых операций участвуют бухгалтерские работники, это следует, например, из формулировок пунктов 2.5, 3.2, 3.3 и 5.3 Положения № 318-П. С учетом особенностей, предусмотренных Указанием № 2054-У, нормы Положения № 318-П, устанавливающие порядок работы по ведению кассовых операций и хранению наличных денег, применяются кредитными организациями при осуществлении соответствующих процедур и действий с наличной иностранной валютой (пункт 1.6 Указания № 2054-У).

В Положении № 318-П регулятор не определил толкование понятия «кассовый работник». Вместе с тем, из содержания данного нормативного акта, по мнению консультантов, можно сделать вывод, что кассовый работник - это фактически рядовой работник кассового подразделения кредитной организации или ее внутреннего структурного подразделения (далее по тексту – ВСП), то есть кассир, выполняющий свои функции под руководством заведующего кассой.

На основании пункта 1.8 Положения № 318-П функции, права и обязанности должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, кассовых работников определяются кредитной организацией с учетом требований законодательства Российской Федерации и настоящего Положения. В частности, пункт 2.6 Положения № 318-П позволяет кредитным организациям издать распорядительный документ о возложении на кассового работника исполнение обязанностей бухгалтерского работника в части составления, оформления приходного, расходного кассового документа, составления кассового журнала по приходу 0401704 и кассового журнала по расходу 0401705, журналов учета принятых сумок и порожних сумок 0402301 (Приложение 10 к Положению № 318-П), справки о принятых сумках и порожних сумках 0402302 (Приложение 11 к Положению № 318-П). Порядок осуществления кассовых операций указанным работником определяется кредитной организацией с учетом требований Положения № 318-П. При этом в случае осуществления операций по банковскому счету, счету по вкладу (депозиту) клиента должно применяться компьютерное оборудование, в котором установлена система контроля, исключающая единоличный доступ кассового работника к осуществлению операций по банковскому счету, счету по вкладу (депозиту) клиента без распоряжения клиента.

В силу пунктов 1.10 и 2.10 Положения № 318-П при осуществлении операций с наличными деньгами кассовым работникам запрещается:

выполнять работу, не предусмотренную их должностными инструкциями;

передоверять осуществление операций с наличными деньгами другим лицам;

хранить личные деньги вместе с наличными деньгами кредитной организации;

выполнять поручения клиентов по осуществлению операций с наличными деньгами по банковским счетам, счетам по вкладам (депозитам), минуя бухгалтерских работников, при отсутствии системы контроля, предусмотренной в пункте 2.6 Положения № 318-П;

убирать из поля зрения клиента принимаемые от него, выдаваемые ему наличные деньги, документы до окончания операции и выдачи клиенту подписанного кассовым работником экземпляра приходного, расходного кассового документа с проставленным оттиском штампа кассы;

хранить на рабочем столе кассового работника ранее принятые от клиентов наличные деньги;

уничтожать, производить гашение сомнительных, имеющих признаки подделки денежных знаков Банка России, в том числе путем проставления штампов, пробивания отверстий, разрезания, а также выдавать, возвращать их клиенту.

По мнению консультантов, установленный Положением № 318-П (пункт 2.6) перечень функциональных обязанностей, которые могут быть вменены кассовому работнику, дополнительно к его «прямым» функциям при осуществлении операций с наличными деньгами, является закрытым. Соответственно, по нашему мнению, недопустимо возложение на кассового работника обязанностей по:

- безналичному обслуживанию юридических лиц (расчеты платежными поручениями (в т.ч. обработка клиент-банка), ведение картотеки и т.п.);

- открытию счетов юридическим лицам;

- предоставлению кредита физическим лицам (сбор документов и выдача кредита) и т.п.

Вместе с тем, изданные Банком России нормативные правовые акты не содержат прямого запрета на совмещение[1] работником функций кассового работника с функциями работника иного подразделения кредитной организации.

Одновременно, в силу подпункта 3.4.2 пункта 3.4 Положения № 242-П кредитная организация должна обеспечить распределение должностных обязанностей служащих таким образом, чтобы исключить конфликт интересов и условия его возникновения, совершение преступлений и осуществление иных противоправных действий при совершении банковских операций и других сделок, а также предоставление одному и тому же подразделению или служащему права:

- совершать банковские операции и другие сделки и осуществлять их регистрацию и (или) отражение в учете;

- санкционировать выплату денежных средств и осуществлять (совершать) их фактическую выплату;

- проводить операции по счетам клиентов кредитной организации и счетам, отражающим собственную финансово-хозяйственную деятельность кредитной организации;

- предоставлять консультационные и информационные услуги клиентам кредитной организации и совершать операции с теми же клиентами;

- оценивать достоверность и полноту документов, представляемых при выдаче кредита, и осуществлять мониторинг финансового состояния заемщика;

- совершать действия в любых других областях, где может возникнуть конфликт интересов.

Кроме того, в соответствии с подпунктом 3.4.2 пункта 3.4 Положения № 242-П кредитная организация должна установить порядок выявления и контроля за областями потенциального конфликта интересов, проверки должностных обязанностей служащих, занимающих должности, предусмотренные частью третьей статьи 11.1 Закона № 395-1, а также иных служащих кредитной организации, с тем, чтобы исключить возможность сокрытия ими противоправных действий. При этом, согласно подпункту 3.4.2 пункта 3.4 Положения № 242-П под конфликтом интересов регулятор понимает противоречие между имущественными и иными интересами кредитной организации и (или) ее служащих и (или) клиентов, которое может повлечь за собой неблагоприятные последствия для кредитной организации и (или) ее клиентов.

В документах Базельского комитета по банковскому надзору, в частности, в «Системе внутреннего контроля в банках: основы организации» (доведены Письмом Банка России № 87-Т) акцент ставится на крупные убытки банков и неправомерные действия. В связи с этим, как представляется, логично рассматривать в качестве неблагоприятного последствия именно: 1) крупные убытки и 2) сокрытие неправомерных действий. Несмотря на то, что числовое значение для понятия «крупный убыток» не определено, этот термин, по нашему мнению, в значительной степени позволяет считать конфликтом интересов такое противоречие между интересами, которое может привести к появлению крупных убытков и сокрытию неправомерных действий.

Принцип 6 Рекомендаций Базельского комитета по банковскому надзору «Система внутреннего контроля в банках: основы организации» гласит, что эффективная система внутреннего контроля предполагает четкое разделение обязанностей работников и исключение ситуаций, когда сфера ответственности работника допускает конфликт интересов. Как видно, Базельский комитет под конфликтом интересов понимает такое их острое противоречие, где носителем обоих противостоящих интересов является один и тот же субъект. В Приложении II к указанному документу сказано, что одной из главных причин крупных убытков является отсутствие надлежащего разделения полномочий, в связи с этим возникает необходимость проведения мониторинга обязанностей и функций работников с целью исключения возможности последних скрывать совершение неправомерных действий (пояснение к пункту 7).

Так, согласно пункту 7 Приложения II к Рекомендациям Базельского комитета по банковскому надзору «Система внутреннего контроля в банках: основы организации» совмещение полномочий может привести к возникновению серьезных проблем, когда сотрудник отвечает за:

- санкционирование выплаты денежных средств и их фактическую выплату;

- ведение счетов, на которых отражаются операции клиентов, и счетов, отражающих собственные операции банка;

- ведение операций, относящихся как к «банковскому», так и к «дилерскому» портфелю;

- неформальное предоставление информации клиентам об их позициях в ходе проведения для них маркетинга;

- оценку адекватности кредитной документации при выдаче кредита и мониторинг заемщика после выдачи кредита;

- любые другие области, где может возникнуть существенный конфликт интересов, не смягченный другими факторами.

Таким образом, можно вести речь не о любом противоречии между имущественными и иными интересами кредитной организации и (или) ее служащих и (или) клиентов, которое может повлечь за собой неблагоприятные последствия, а только о таком, где эти интересы совмещаются в одном лице. Иными словами, конфликт интересов - это совмещение или возможность совмещения в одном участнике (лице или коллективе лиц) двух или более противоборствующих интересов, которое может привести к крупным убыткам кредитной организации или ее клиента или к совершению неправомерных деяний либо к их сокрытию.

Согласно Рекомендациям по организации управления операционным риском в кредитных организациях, изложенным в Приложении к Письму Банка России № 76-Т (далее по тексту - Приложение к Письму № 76-Т), одним из ключевых факторов возникновения операционного риска являются несовершенство организационной структуры кредитной организации в части распределения полномочий подразделений и служащих, порядков и процедур совершения банковских операций и других сделок, их документирования и отражения в учете, несоблюдение служащими установленных порядков и процедур, неэффективность внутреннего контроля. Основным методом минимизации операционного риска, контролируемого на уровне кредитной организации, является разработка организационной структуры, внутренних правил и процедур совершения банковских операций и других сделок таким образом, чтобы исключить (минимизировать) возможность возникновения факторов операционного риска. При этом особое внимание рекомендуется обращать на соблюдение принципов разделения полномочий, порядка утверждения (согласования) и подотчетности по проводимым банковским операциям и другим сделкам. Об этом сказано в пункте 3.15 Приложения к Письму № 76-Т.

Наличие и соблюдение порядка распределения полномочий между подразделениями и служащими кредитной организации при совершении банковских операций и других сделок, определенного внутренними документами кредитной организации, является предметом оценки при проведении надзорных мероприятий Банком России (пункт 3.6 Приложения 1 к Письму Банка России № 47-Т).

На основании пункта 1.7 Положения № 54-П банк обязан разработать и утвердить внутренние документы, определяющие его политику по размещению (предоставлению) средств, а также документы, определяющие процедуры принятия решений по размещению банком денежных средств, документы, определяющие распределение функций и полномочий между подразделениями и должностными лицами банка, включающие внутренние правила размещения средств, в том числе правила кредитования клиентов банка. Содержание указанных документов не должно противоречить действующему законодательству Российской Федерации, нормативным актам Банка России и настоящему Положению.

Согласно подпункту 2.1.1 пункта 2.1 Положения № 54-П предоставление (размещение) банком денежных средств физическим лица может осуществляться в безналичном порядке, путем зачисления денежных средств на банковский счет клиента - заемщика физического лица либо наличными денежными средствами через кассу банка.

Предоставление (размещение) банком денежных средств клиенту заемщику производится на основании составляемого специалистами уполномоченного подразделения банка и подписанного уполномоченным лицом банка распоряжения, в котором указываются номер и дата договора/соглашения, сумма предоставляемых (размещаемых) средств, срок уплаты процентов и размер процентной ставки, срок / сроки (дата) погашения (возврата) средств - общая сумма либо несколько сумм, если погашение будет осуществляться по частям, для кредитных договоров - цифровое обозначение группы кредитного риска (изменение группы кредитного риска ссуды производится также на основании соответствующего распоряжения, классификация кредитов и приравненной к ним задолженности по группам риска осуществляется банком в установленном Банком России порядке), стоимость залога (если имеется договор залога), сумма, на которую получена банковская гарантия или поручительство, опись приложенных к распоряжению документов и другая необходимая информация. Об это сказано в пункте 2.3 Положения № 54-П.

Предоставление кредита, фактически, складывается из ряда последовательных процедур:

- работа с потенциальным заемщиком, в том числе сбор необходимых документов;

- процедура предварительного внутреннего контроля;

- принятие решения о предоставлении кредитов;

- выдача кредита.

По мнению консультантов, конфликт интересов безусловно имеет место в случае возложения на работника обязанностей по выдаче кредитов физическим лицам, предусматривающие сбор и оценку документов, представленных для получения кредита, вынесение решения о выдаче кредита и непосредственно выплату кредита. Аналогично, в случае, когда полномочия по всем процедурам выдачи кредита, включая сбор документов и их оценку, вынесение решения о предоставлении кредита, непосредственно выплату кредита, предоставлены сотрудникам одного внутреннего структурного подразделения кредитной организации (например, дополнительного офиса).

Из формулировок вопроса 1 не ясно, что именно Банк вкладывает в понятие «открытие счетов юридических лиц». В связи с этим, считаем целесообразным обратить внимание Банка на следующее.

Порядок открытия кредитными организациям банковских счетов клиентам – юридическим лицам регламентирован Инструкцией № 28-И, согласно пункту 1.2 которой основанием для открытия банковского счета является заключение договора банковского счета и представление всех документов, определенных законодательством Российской Федерации. Открытие банковского счета завершается, а банковский счет является открытым с внесением записи об открытии соответствующего лицевого счета в Книгу регистрации открытый счетов. Об этом сказано в пункте 1.3 Инструкции № 28-И.

Кредитные организации из числа своих работников определяют должностных лиц, ответственных за работу с клиентами по открытию и закрытию счетов клиентам, установив им соответствующие должностные права и обязанности, с которыми они должны быть ознакомлены под роспись (пункт 1.4 Инструкции № 28-И). Должностные лица банка осуществляют прием документов, необходимых для открытия счета соответствующего вида, проверку надлежащего оформления документов, полноты представленных сведений и их достоверности в случаях и в порядке, установленных Инструкцией № 28-И, на основании полученных документов проверяют наличие у клиента правоспособности (дееспособности), а также выполняют другие функции, предусмотренные данной Инструкцией, банковскими правилами и должностной инструкцией. В указанных целях должностные лица банка взаимодействуют с клиентами и их представителями, запрашивают и получают необходимую информацию.

В целях организации работы по открытию и закрытию банковских счетов кредитная организация принимает банковские правила в соответствии с Главой 11 Инструкции № 28-И, в содержании которой приведен в числе прочего открытый перечень положений, подлежащих включению в разработанные кредитной организацией банковские правила. При этом, положения принятых кредитной организацией банковских правил не могут противоречить законодательству Российской Федерации (пункт 11.2 Инструкции № 28-И). Так, согласно пункту 11.1 Инструкции № 28-И в банковские правила кредитная организация обязана включить, в частности, следующие положения в части открытия банковских счетов:

- о распределении между структурными подразделениями банка компетенции в области открытия банковских счетов, в том числе порядок ведения и хранения Книги регистрации открытых счетов;

- о правилах документооборота с момента получения документов от клиента (его представителя) до момента сообщения клиенту номера банковского счета;

- о процедурах приема документов для открытия банковских счетов;

Одновременно, в соответствии с пунктом 2.1 Части III Положения № 385-П для открытия счета в бухгалтерию (главному бухгалтеру, его заместителю, начальнику отдела в зависимости от порядка, установленного в кредитной организации) представляется распоряжение руководства кредитной организации об открытии счета. В распоряжении указываются владелец счета, номер и дата договора, на основании которого открывается счет.

Вместе с тем, следует заметить, что пунктами 1.4, 1.5 и 11.1 Инструкции № 28-И не установлены ограничения на осуществление приема документов, необходимых для открытия счета соответствующего вида, проверки надлежащего оформления документов, полноты представленных сведений и их достоверности, заверению копий документов лицами, не являющимися должностными лицами банка. Указанное доведено Банком России до сведения кредитных организаций Официальным разъяснением № 32-ОР (пункт 1).

Документы и литература.

1. ТК РФ – Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001г. № 197-ФЗ;

2. Положение № 242-П – Положение Банка России от 16.12.2003г. № 242-П «Положение об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах»;

3. Положение № 54-П – Положение Банка России от 31.08.1998г. № 54-П «О порядке предоставления (размещения) кредитными организациями денежных средств и их возврата (погашения)»;

4. Положение № 318-П - Положение Банка России от 24.04.2008г. № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации»;

5. Инструкция № 28-И – Инструкция Банка России от 14.09.2006г. № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»;

6. Официальное разъяснение № 32-ОР – Официальное разъяснение Банка России от 13.07.2007г. № 32-ОР «О применении пунктов 1.4, 1.5, 11.1 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»;

7. Письмо № 76-Т – Письмо Банка России от 24.05.2005г. № 76-Т «Об организации управления операционным риском в кредитных организациях».

8. Письмо Банка России № 47-Т – Письмо Банка России от 24.03.2005г. № 47-Т «О Методических рекомендациях по проведению проверки и оценки организации внутреннего контроля в кредитных организациях» Банка России;

9. «Система внутреннего контроля в банках основы организации» (Базельский комитет по банковскому надзору, Базель, сентябрь 1998 года), доведено до сведения кредитных организаций Письмом Банка России от 10.07.2001г. № 87-Т «О рекомендациях Базельского комитета по банковскому надзору».

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki