Департамент банковского аудита о документальном оформлении выдачи клиенту ключа от ячейки по договору аренды индивидуального банковского сейфа

Мнение консультантов.

Положение № 318-П, согласно преамбуле к нему, в целях организации на территории Российской Федерации наличного денежного обращения «определяет порядок ведения кассовых операций с валютой Российской Федерации в виде банкнот и монеты Банка России (далее - наличные деньги) при осуществлении банковских операций и других сделок, порядок работы с вызывающими сомнение в платежеспособности денежными знаками Банка России (далее - сомнительные денежные знаки Банка России), неплатежеспособными, не имеющими признаков подделки денежными знаками Банка России (далее - неплатежеспособные денежные знаки Банка России), денежными знаками Банка России, наличие признаков подделки которых не вызывает сомнения у кассового работника кредитной организации (далее - имеющие признаки подделки денежные знаки Банка России), а также устанавливает правила хранения, перевозки и инкассации наличных денег в кредитных организациях на территории Российской Федерации».

Пункт 5.4 Положения № 318-П, отмеченный Банком в тексте вопроса, является одним из пунктов, входящих в Главу 5 Положения № 318-П, которой установлен порядок выдачи наличных денег клиентам.

Как справедливо отмечено Банком в тексте вопроса, в соответствии с пунктом 5.4 Положения № 318-П при выдаче наличных денег клиенту кассовый работник, получив расходный кассовый документ, обязан:

• проверить соответствие данных на расходном кассовом документе данным предъявленного клиентом паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с законодательством Российской Федерации (далее по тексту - документ, удостоверяющий личность);
• сверить подпись клиента в расходном кассовом документе с подписью, проставленной в документе, удостоверяющем личность.

Расходным кассовым документом является расходный кассовый ордер 0402009, форма которого приведена в Приложении 9 к Положению № 318-П и предусматривает такой реквизит как:

«Предъявлен документ, удостоверяющий личность _______________ N ___________

(наименование

документа)

Выдан ____________________________________________ "__" ________ 20__ года».

(кем выдан)

Положение № 318-П предписывает оформление мемориального ордера 0401108[1] только в случаях выявления при приеме наличных денег от клиента сомнительных, неплатежеспособных или имеющих признаки подделки денежных знаков Банка России (пункты 16.1, 16.4, 16.7, 16.8).

Форма мемориального ордера 0401108, приведенная в Приложении 1 к Указанию № 2161-У, предусматривает реквизит «Содержание операции, наименование, номер и дата документа, на основании которого составлен мемориальный ордер».

В соответствии со статьей 30 Закона № 395-1 «Отношения между Банком России, кредитными организациями и их клиентами осуществляются на основе договоров, если иное не предусмотрено федеральным законом».

В общем случае договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (пункт 1 статьи 420 ГК РФ), договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения (пункт 1 статьи 425 ГК РФ).

Вопросы хранения ценностей в банке регулируются соответствующими статьями параграфа 3 «Специальные виды хранения» Главы 47 «Хранение» ГК РФ, согласно положениям которого:

«Банк может принимать на хранение ценные бумаги, драгоценные металлы и камни, иные драгоценные вещи и другие ценности, в том числе документы» (пункт 1 статьи 921);

«Заключение договора хранения ценностей в банке удостоверяется выдачей банком поклажедателю именного сохранного документа, предъявление которого является основанием для выдачи хранимых ценностей поклажедателю» (пункт 2 статьи 921);

«Договором хранения ценностей в банке может быть предусмотрено их хранение с использованием поклажедателем (клиентом) или с предоставлением ему охраняемого банком индивидуального банковского сейфа (ячейки сейфа, изолированного помещения в банке).

По договору хранения ценностей в индивидуальном банковском сейфе клиенту предоставляется право самому помещать ценности в сейф и изымать их из сейфа, для чего ему должны быть выданы ключ от сейфа, карточка, позволяющая идентифицировать клиента, либо иной знак или документ, удостоверяющие право клиента на доступ к сейфу и его содержимому» (пункт 1 статьи 922).

Из Порядка работы с индивидуальными банковскими сейфами в Банке, утвержденного Правлением Банка (далее по тексту - Порядок), представленного консультантам в качестве приложения к тексту вопроса, следует, что клиенту, заключившему договор аренды индивидуального банковского сейфа (далее по тексту - ИБС, индивидуальный сейф, ячейка), одновременно предоставляются ячейка и ключ от нее. Передача индивидуального сейфа и ключа от него оформляется Актом передачи индивидуального сейфа (далее по тексту - Акт) по форме, приведенной в Приложении 19 к Порядку и предусматривающей указание в Акте номера и даты договора. При этом Акт подписывается сторонами договора аренды ИБС.

Таким образом, первичным бухгалтерским документом, подтверждающим факт передачи ключа от ячейки и служащим основанием для составления мемориального ордера, является Акт.

На основании изложенного выше консультанты считают возможным сделать следующие выводы:

• норма пункта 5.4 Положения № 318-П в части обязанностей кассового сотрудника проверить соответствие данных на расходном кассовом документе данным предъявленного клиентом паспорта и сверить подпись клиента в расходном кассовом документе с подписью, проставленной в документе, удостоверяющем личность, не распространяются на рассматриваемую ситуацию;
• указание паспортных данных клиента в мемориальном ордере (0401108) на выдачу ключа не предусмотрено;
• документом, на основании которого составляется мемориальный ордер, является Акт, а не паспорт;
• в поле мемориального ордера, составляемого при выдаче ключа от индивидуальной банковской ячейки «Содержание операции, наименование, номер и дата документа, на основании которого составлен мемориальный ордер» Банк должен привести дату операции передачи ключа от ячейки, которая указывается в Акте.

Консультанты обращают внимание Банка на то, что нормативными актами Банка Росси не предусмотрено использование таких документов как приходный внебалансовый ордер и расходный внебалансовый ордер, в связи с чем Банку рекомендуется внести соответствующее изменение в пункт 5.1 Порядка, которым закреплено положение о том, что на сумму принятых в хранилище Банка ключей (из расчета 1 ключ – 1 рубль) с указанием количества ключей и их номеров формируется приходный внебалансовый ордер. Аналогично необходимо внести изменения и в пункты 13.3.3 и 13.4.2 Порядка.

Документы и литература.

1. Закон № 395-1 – Федеральный закон Российской Федерации от 02.12.1990г. № 395-1 «О банках и банковской деятельности»;
2. Положение № 385-П – Положение Банка России от 16.07.2012г. № 385-П «О правилах ведения бухгалтерского учёта в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации»;
3. Положение № 318-П – Положение Банка России от 24.04.2008г. № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации»;
4. Указание № 2161-У - Указание Банка России от 29.12.2008г. № 2161-У «О порядке составления и оформления мемориального ордера»;
5. Общероссийский классификатор управленческой документации - Общероссийский классификатор управленческой документации Russian Classification of Management Documentation ОК 011-93.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki