Документальное оформление утилизации документов архива, срок хранения которых истек

Мнение консультантов.

Приказом Росархива от 31.07.2023г. № 77 утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее по тексту – Правила), в соответствии с пунктом 2 которых государственные органы, органы местного самоуправления, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения. Архив государственного органа, органа местного самоуправления, организации (далее по тексту - архив) создается как структурное подразделение или подразделение в составе структурного подразделения. Деятельность архива регламентируется локальными нормативными актами (пункт 3 Правил).

Документы, образовавшиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, составляют документальный фонд. Единицей классификации и систематизации документов (по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения, вне зависимости от вида носителя информации) в документальном фонде является дело. Для учета дел, содержащих документы документального фонда, составляется номенклатура дел. Сроки хранения документов устанавливаются на основании федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Это установлено пунктом 7 Правил.

Архивные документы подлежат передаче на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Личные дела государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) по истечении 10 лет со дня увольнения. Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения, после проведения экспертизы ценности (согласно главам III, IV Правил) подлежат уничтожению в порядке, установленном пунктом  31 Правил (пункт 47 Правил).

В силу пункта 17 Правил все документы государственного органа, органа местного самоуправления, организации независимо от видов носителей и способов записи подлежат экспертизе ценности документов (далее по тексту - экспертиза ценности). Уничтожение документов до проведения в порядке, установленном главой IV Правил, экспертизы ценности и утверждения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, запрещается.

Объектом экспертизы ценности является документ и (или) документы. Предметом экспертизы ценности документов является определение соответствия документа и (или) документов критериям его (их) ценности в целях определения срока хранения и отбора документа и (или) документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации или выделения к уничтожению по истечении установленного срока хранения (пункт 14 Правил).

На основании пункта 16 Правил задачами экспертизы ценности являются:

определение сроков хранения документов при разработке номенклатуры дел (подпункт «а»);

отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также для передачи в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) (подпункт «б»);

выявление документов с истекшими сроками хранения для включения их в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (подпункт «в»).

Для проведения экспертизы ценности в территориальных органах государственных органов, а также в организациях создаются экспертные комиссии^[1] (далее по тексту – ЭК). ЭК организации является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом, действует на основании положения^[2], разработанного на основе примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (пункт 18 Правил). Согласно пункту 19 Правил основными функциями ЭК являются, в частности:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения (подпункт «а»);

рассмотрение и согласование проектов номенклатур дел, проектов описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проектов актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, актов о неисправимых повреждениях архивных документов (пункт 106 Правил), актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (пункт 104 Правил); проектов перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение (подпункт «б»).

Экспертиза ценности проводится ежегодно на основе принципов и критериев, указанных в пункте 15 Правил (пункт 20 Правил). При этом согласно пункту 22 Правил экспертиза ценности проводится:

«а) при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел;

б) при подготовке дел, электронных документов к передаче в архив (в структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов);

в) при подготовке к передаче дел, электронных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив;

г) при выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению».

По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях составляются (пункт 23 Правил):

номенклатуры дел структурных подразделений (подпункт «а»);

описи дел, документов, описи электронных документов структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу (подпункт «б»);

проекты перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение (подпункт «в»);

предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (подпункт «г»).

Согласно пункту 26 Правил на основе предложений, указанных в подпункте «г» пункта 23 настоящих Правил, работник службы делопроизводства (лицо, ответственное за делопроизводство) составляет проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (рекомендуемый образец приведен в приложения № 3 к Правилам). Указанный проект подписывается руководителем службы делопроизводства и визируется руководителем архива (руководителем структурного подразделения, ответственного за хранение архивных документов). Дела и документы включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Проекты документов, указанных в пунктах 24 - 26 Правил, подлежат представлению на согласование ЭК. Проекты описей^[3] дел, документов постоянного хранения и по личному составу и проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Это предусмотрено пунктом 28 Правил.

Документы, дела, подлежащие уничтожению, передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья, после утверждения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку «Для служебного пользования», а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в государственном органе, органе местного самоуправления, организации путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья. Документ, подтверждающий факт утилизации, прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki