Департамент общего аудита по вопросу заполнения путевого листа

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта, в порядке, установленном Правительством РФ (пункт 1 статьи 6 Федерального закона № 259-ФЗ[1]).

В рамках исполнения указанных требований Федерального закона № 259-ФЗ Приказом Минтранса РФ от 18.09.08 № 152 утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов (далее – Приказ № 152).

Так, пунктом 3 Приказа № 152 установлено, что путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

В силу пунктов 4 - 8 Приказа № 152 сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:

1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;

2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.

Сведения о транспортном средстве включают:

1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того - модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

Сведения о водителе включают:

1) фамилию, имя, отчество водителя;

2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

Таким образом, Приказ № 152 не содержит унифицированной формы путевого листа, но устанавливает его обязательные реквизиты. Соответственно, организация, эксплуатирующая транспортные средства, вправе самостоятельно разработать форму путевого листа, включив в нее все обязательные реквизиты. При этом организация вправе внести в путевой лист дополнительные реквизиты, учитывающие особенности ее деятельности.

Представленный бланк путевого листа, не содержит следующие обязательные реквизиты, предусмотренные Приказом Минтранса № 152:

2) сведения о сроке действия путевого листа:

срок, в течение которого путевой лист может быть использован (как следует из путевого листа, он оформлялся на один месяц, соответственно, срок его действия должен быть указан в виде даты (число, месяц, год) начала и даты (число, месяц, год) конца срока действия, т.е. в рассматриваемом случае 01.07.15 – 31.07.15. При этом, по нашему мнению, поскольку путевой лист выдается на определенный срок, в течение которого им может пользоваться водитель, при определении срока следует указывать, что путевой лист оформляется на такой-то срок, а не за такой-то период);

5) сведения о водителе:

дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Отсутствие у Организации обязанности проводить предрейсовые медицинские осмотры, и возникающие при этом административно-правовые риски, были нами рассмотрены в письме № 15-03/26 от 16.03.15 (во вложении). В связи с этим, при рассмотрении данного вопроса мы остановимся только на рисках, которые могут возникнуть с налоговыми органами.

При рассмотрении данного вопроса, следует отметить письмо от 25.08.09 № 03-03-06/2/161, в котором Минфин РФ указал:

«В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов".

По нашему мнению, путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные вышеуказанным Приказом, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов».

Аналогичное мнение высказано в письме УФНС РФ по г. Москве от 13.10.09 № 16-15/107268.

Из указанного письма, можно сделать вывод о том, что путевой лист должен обязательно содержать все необходимые реквизиты, в том числе отметки о медосмотре. В случае отсутствия одного из реквизитов, такой путевой лист не будет соответствовать критериям статьи 252 НК РФ.

В первую очередь следует отметить, что информация, предусмотренная Приказом № 152 в путевом листе, не может в полной мере служить подтверждением расходов на приобретение ГСМ. Путевой лист, может только подтверждать количество израсходованного топлива, так как содержит информацию о показаниях одометра, а также производственную направленность расходов (на основании маршрута следования).

В связи с этим, наличие/отсутствие отметки о прохождении медосмотра, по нашему мнению, не является подтверждением расходов на приобретение ГСМ, потому что не влияет ни на подтверждение количества израсходованного топлива, ни на подтверждение экономической обоснованности затрат на топливо.

Кроме того, как следует из приведенного письма, по мнению Минфина РФ, путевой лист является одним из документов, подтверждающих расходы на ГСМ. То есть, можно сделать вывод о том, что Минфин РФ признает тот факт, что расходы на ГСМ могут подтверждаться не только путевым листом, но и иными документами.

Более поздние разъяснения официальных органов по данному вопросу отсутствуют.

В имеющейся арбитражной практике не рассматривался вопрос об условии наличия в путевом листе отметке о медицинском осмотре или отсутствии срока действия путевого листа.

Сложившаяся арбитражная практика в основном касается споров в отношении наличия/отсутствия маршрута следования, который не является обязательным реквизитом путевого листа (например, Постановления ФАС Московского округа от 31.08.10 № КА-А40/9859-10, ФАС Уральского округа от 25.08.11 № Ф09-5209/11, ФАС Северо-Западного округа от 12.04.12 N А42-3168/2011). При этом, рассматривая данные споры, суды указывали, что для того, чтобы организация могла признать расходы на ГСМ в путевом листе достаточно отразить все реквизиты, предусмотренные законодательством о бухгалтерском учете[2].

Учитывая приведенную арбитражную практику, на наш взгляд, можно предположить, что в случае возникновения споров с налоговым органом в отношении отсутствия в путевых листах срока его использования или отместки о медосмотре, Организация, скорее всего, сможет отстоять свою точку зрения в суде.

Дополнительным аргументом в пользу налогоплательщика, при возникновении спора о правомерности учета затрат на ГСМ, является наличие дополнительных документов. При этом под дополнительными документами подразумеваются документы, обосновывающие произведенные затраты (например, Постановление ФАС Московского округа от 25.10.12 по делу № А40-13623/12-75-66[3], Постановление ФАС Московского округа от 19.12.2008 N КА-А40/11889-08).

В связи с этим, на текущий момент отсутствует арбитражная практика, основанная на использовании кассовых чеков на ГСМ в качестве обоснования расходов, так как кассовый чек подтверждает приобретение топлива, а не его использование в деятельности налогоплательщика.

Учитывая вышеизложенное, можно сделать вывод о том, что с точки зрения налогообложения, отсутствие отметки о послерейсовом медицинском осмотре и сроке действия путевого листа, неблагоприятных последствий, скорее всего, не повлекут, так как в путевом листе присутствуют данные, необходимые для списания ГСМ: показания одометра, количество израсходованного горючего, маршрут и даты работы автомобиля.

В свою очередь, подтверждение и обоснование расходов на ГСМ только кассовым чеком на его приобретение, скорее всего, вызовет претензии налогового органа.

В компании нет сотрудника, выпускающего на заказы сервисных инженеров ежедневно. Может ли водитель транспортного средства расписываться в графе исправность ТС?

В первую очередь, считаем необходимым отметить, что в соответствии с Приказом № 152 организация, эксплуатирующая транспортные средства, вправе самостоятельно разработать форму путевого листа, включив в нее все обязательные реквизиты и в случае необходимости внеся дополнительные реквизиты, учитывающие особенности ее деятельности.

Отметка об исправности транспортного средства не является обязательным реквизитом путевого листа. Следовательно, можно предположить, что Организация, внося данный реквизит в путевой лист, исходила из своих производственных нужд и особенностей деятельности. Поскольку данный реквизит внесен Организацией в путевой лист добровольно, его заполнение не регулируется законодательством. В связи с этим, по нашему мнению, Организация вправе самостоятельно назначить ответственное лицо, которое будет производить осмотр транспортного средства и ставить отметку о его исправности.

Коллегия Налоговых Консультантов, 25 августа 2015 года

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit