Главная / Консультации / Общий аудит / Департамент общего аудита по вопросу учета расходов при отсутствии чеков

Департамент общего аудита по вопросу учета расходов при отсутствии чеков

24.11.2017
Вопрос

Подлежат ли  обложению НДФЛ расходы, связанные с проведением представительского мероприятия,  в случае отсутствия кассового чека или слипа, подтверждающего оплату услуг ресторана банковской картой, или командировочные расходы, в случае отсутствия посадочного талона.  Остальные документы, подтверждающие производственную необходимость, имеются  в наличии. Учитываются ли данные расходы в налоговом учете.
Ответ

Налог на прибыль (посадочный талон)

 

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ в целях настоящей главы налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 настоящего Кодекса).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

 

В соответствии с пунктом 2 статьи 105 Воздушного кодекса РФ  договор воздушной перевозки пассажира, договор воздушной перевозки груза или договор воздушной перевозки почты удостоверяется соответственно билетом и багажной квитанцией в случае перевозки пассажиром багажа, грузовой накладной, почтовой накладной.

 

Пунктом 2 Приказа № 134[1] установить, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

 

Кроме того, согласно пункту 84 Приказа № 82[2], при регистрации пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.

 

Из изложенного следует, что документальным подтверждением расходов на авиа-перелет сотрудника будут являться:

- маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок);

- посадочный талон.

 

Аналогичной позиции придерживается Минфин РФ. Так, в Письме Минфина РФ от 13.01.17 № 03-03-06/2/893 изложено:

«…Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, а также посадочный талон, подтверждающий перелет работника по указанному в электронном авиабилете маршруту.».

 

В Письме Минфина РФ от 01.09.16 № 03-03-07/50992 изложено:

«…Учитывая, что посадочный талон является неотъемлемым документом при регистрации на рейс, документальным подтверждением факта потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки является не только авиабилет, но и посадочный талон.

Приобретение авиабилета в документарной или бездокументарной форме само по себе не может служить документальным подтверждением факта использования услуги воздушной перевозки.».

 

Аналогичная позиция изложена в Письмах Минфина РФ от 09.01.17 № 03-03-06/1/80056, от 09.09.16 № 03-03-06/1/52901.

 

По вопросу о документальном подтверждении в целях налога на прибыль командировочных расходов при приобретении электронных авиабилетов, если посадочный талон утерян в Письме Минфина РФ от 18.05.15 № 03-03-06/2/28296 указано:

«…Из текста письма следует, что посадочный талон был утерян.

На основании пункта 84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 N 82 "Об утверждении Федеральных авиационных правил "Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей" при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.

Учитывая, что посадочный талон выдается авиаперевозчиком, в случае его утери справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем, по мнению Департамента, может быть принята в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету, для целей налогообложения прибыли организаций.

При отсутствии посадочного талона или справки, подтверждающей, что работник воспользовался приобретенным для него авиабилетом, расходы на проезд к месту командировки и (или) обратно не будут учитываться для целей налогообложения прибыли как не соответствующие положениям статьи 252 Кодекса в части необходимости надлежащего документального подтверждения произведенных расходов.»..

 

Аналогичное мнение содержится в Письме Минфина РФ от 07.06.13 № 03-03-07/21187.

 

В Письме Минфина РФ от 06.06.17 № 03-03-06/1/35214 изложено:

«…При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.

При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом…».

 

Отметим, что маршрут/квитанция является документом строгой отчетности, удостоверяющим факт оплаты авиабилетов. При этом, посадочный талон подтверждает тот факт, что услуга по перевозке пассажира была оказана, и пассажир был доставлен до места назначения.

Таким образом, авиабилет сам по себе не подтверждает факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки.

Из разъяснений Минфина РФ в Письме от 06.06.17 № 03-03-06/1/35214 следует, что в случае утери посадочного талона, факт потребления услуги воздушной перевозки подотчетным лицом может быть подтвержден иным способом. Однако, что понимать под «иным способом» Минфин РФ не конкретизировал.  При этом, из более ранних Писем следует, что при отсутствии посадочного талона налогоплательщик факт потребления услуги может подтвердить в целях статьи 252 НК РФ только справкой, выданной перевозчиком (его представителем), содержащей необходимую информацию.

По нашему мнению, учитывая, что в силу статьи 252 НК РФ налогоплательщик может косвенно подтвердить командировочные расходы для целей налогообложения прибыли, при наличии иных документов, которые могут подтвердить факт использования услуги по перелету подотчетным лицом, Организация вправе учесть расходы по перелету без посадочного талона. Такими документами могут являться, счет в гостинице, отметки в загранпаспорте и др.

Однако, учитывая позицию фискальных органов, полностью исключить риск возникновения претензий со стороны налоговых органов в виду отсутствия посадочного талона мы не можем.

Между тем, Организация вправе запросить у перевозчика справку, содержащую подробную информацию о перелете. Наличие такой справки минимизирует риски Организации.

 

НДФЛ (посадочный талон)

Объектом обложения НДФЛ признается, в том числе доход, полученный физическим лицом в натуральной форме (подпункт 10 пункта 1 статьи 208 и статья 209 НК РФ).

Пунктом 1 статьи 211 НК РФ установлено, что при получении налогоплательщиком дохода от организаций в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), иного имущества, налоговая база определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг) иного имущества, исчисленная исходя из их цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 105.3 НК РФ.

При этом согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Соответственно, понесенные сотрудником документально подтвержденные командировочные расходы, подлежащие компенсации, а также изначально осуществленные за счет средств работодателя, не подлежат обложению НДФЛ.

Глава 23 НК РФ не содержит разъяснений, что понимается под документальным подтверждением расходов.

Считаем, что в этом случае следует исходить из определения, приведенного в пункте 1 статьи 252 НК РФ.

Таким образом, на наш взгляд, если с точки зрения налога на прибыль командировочные расходы признаются документально подтвержденными, т.е. подтвержден производственных характер расходов, то такие расходы также не облагаются НДФЛ.

 

В Письме от 06.03.12 № 03-04-06/3-57 Минфин РФ дал следующие разъяснения:

«…Вопрос: Организация направляет своих работников в служебные командировки, оплачивая авиабилеты в безналичном порядке. Авиабилеты оформляются по форме электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации, утвержденной Приказом Минтранса России от 08.11.2006 N 134 (далее - Приказ).

Пунктом 2 Приказа установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности.

По окончании командировки работники организации в обязательном порядке сдают авансовые отчеты с приложением первичных документов, подтверждающих их расходы. Также в качестве подтверждения факта пребывания работника в командировке к авансовому отчету прикладываются распечатки электронных билетов, командировочные удостоверения (в случае командировок в страны, в которых не делаются отметки о пересечении границы, а также в случае командировок на территории РФ), копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы (в случае командировок за границу) и другие документы.

Работником организации был утерян посадочный талон.

Факт перелета косвенно подтверждается другими документами, подтверждающими факт пребывания работника в командировке, такими как приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение, копия загранпаспорта, счета гостиницы и др.

Подлежит ли налогообложению НДФЛ доход работника в виде стоимости авиабилета в указанном случае?

 

Ответ:

В соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

Абзацем 12 указанного пункта предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Согласно п. 1 формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации, утвержденной Приказом Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации", электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации представляют собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме.

Таким образом, в случае представления сотрудником организации проездного документа (электронного авиабилета) до места командирования и обратно указанные расходы на проезд освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц при наличии оправдательных документов, подтверждающих факт командирования.».

 

В Решении Арбитражного суда г. Москвы от 07.12.15 по делу № А40-158373/14-140-492 изложено:

«… По мнению налогового органа, в нарушение пункта 1 статьи 210 и статьи 226 НК РФ Общество не исчислило, не удержало и не перечислило НДФЛ в бюджет в размере 23 858 руб. с выплаченных работникам в качестве возмещения сумм оплаты проезда в отпуск и командировки в размере 183 521,70 руб., в том числе: за 2010 год в размере 114 889,70 руб., за 2011 год в размере 68 632 руб., в связи с чем обществу начислены пени.

Основанием для указанного вывода послужило установление в ходе выездной налоговой проверки факта возмещения стоимости проезда сотрудникам структурных подразделений ОАО "РЖД" и членам их семей в отпуск, а также сотрудникам ОАО "РЖД" в командировки при отсутствии посадочного талона или справки авиаперевозчика (его представителя)….

…Учитывая, что посадочный талон выдается авиаперевозчиком, в случае его утери справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем, может быть принята в качестве оправдательного документа для авансового отчета по осуществленному авиаперелету (письма Минфина России от 06.06.2012 N 03-03-06/4/61, от 21.09.2011 N 03-03-07/33, от 27.02.2012 N 03-03-07/6, от 07.06.2013 N 03-03-07/21187).

Кроме того, в письме от 06.03.2012 N 03-04-06/3-57 Минфин России указал, что в случае представления работником организации проездного документа (электронного авиабилета) до места командирования и обратно указанные расходы на проезд освобождаются от обложения НДФЛ при наличии оправдательных документов, подтверждающих факт командирования, к которым можно отнести, например, командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии из места командирования, счета гостиниц, при зарубежных командировках - копию заграничного паспорта с отметками о пересечении государственной границы Российской Федерации.

Следовательно, отсутствие посадочного талона при наличии документов, подтверждающих факт совершения полета, не является основанием для начисления НДФЛ на суммы расходов на проезд в командировку, компенсированных работодателем…».

 

В Письме Минфина РФ от 05.02.10 № 03-03-05/18 изложено:

«…В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению налогом на доходы физических лиц, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Таким образом, компенсация любых расходов в целях освобождения от налогообложения предполагает их документальное подтверждение.

При отсутствии документального подтверждения целевого использования данных денежных выплат теряется их непосредственно компенсационный характер и они подлежат налогообложению на общих основаниях.

В случае потери подлинников проездных документов могут быть представлены дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки…».

 

По нашему мнению, не подлежат обложению НДФЛ затраты на перелет командированного работника при наличии подтверждающих производственных характер документов, а именно:

- маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок);

- посадочный талон.

 

При отсутствии посадочного талона, Организация вправе подтвердить факт потребления услуги воздушной перевозки подотчетным лицом справкой, выданной данной перевозчиком (его представителем), содержащей необходимую информацию либо иными документами, подтверждающими факт командирования работника.

При этом, принимая во внимание судебную практику в пользу налогоплательщиков, во избежание претензий со стороны налоговых органов Организации целесообразно при отсутствии посадочного талон подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки справкой выданной данным перевозчиком (его представителем), содержащей необходимую информацию.

 

Налог на прибыль (ресторан)

 

В соответствии со статьей 493 ГК РФ если иное не предусмотрено законом или договором розничной купли-продажи, в том числе условиями формуляров или иных стандартных форм, к которым присоединяется покупатель (статья 428), договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара.

 

В соответствии с пунктом 1 статьи 1.2 Закона № 54-ФЗ[3] контрольно-кассовая техника применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных настоящим Федеральным законом.

 

Согласно статье 1.1. Закона № 54-ФЗ под расчетами понимается прием или выплата денежных средств с использованием наличных и (или) электронных средств платежа за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги, прием ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр, а также прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей.

 

При осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты) (пункт 2 статьи 54-ФЗ).

 

Таким образом, в случае если ресторан при оказании услуг в обязательном порядке использует контрольно-кассовую технику, то при расчетах с использованием банковской картой он обязан был выдать кассовый чек и СЛИП.

 

НК РФ прямо не предусматривают перечень документов, которыми должны быть подтверждены расходы организации, связанные с приобретением услуг, оплата которых осуществлялась с применением платежной карты.

Как было отмечено нами выше, документ, предусмотренный Положением № 266-П, является основанием для осуществления расчетов по операциям с использованием платежных карт и (или) служит подтверждением их совершения.

В свою очередь, поскольку кассовый чек выдается в момент оплаты товаров (работ, услуг) при осуществлении расчетов с использованием платежных карт, можно сделать вывод о том, что кассовый чек является документом, подтверждающим оплату продавцу стоимости товаров, работ, услуг.

 

Поэтому, на наш взгляд, документом, подтверждающим оплату стоимости приобретенных товаров (работ, услуг) в случае применения КТТ, будет как СЛИП, так и кассовый чек.

 В силу изложенного, считаем, что Организация будет вправе учесть в составе расходов услуги ресторана при наличии хотя бы одного документа, подтверждающего факт оплаты таких услуг (ТМЦ), либо кассового чека, либо СЛИПа и при наличии иных документов, подтверждающих производственный характер услуг ресторана.

 

НДФЛ (ресторан)

Как нами было изложено выше, если с точки зрения налога на прибыль расходы на услуги ресторана признаются документально подтвержденными, т.е. подтвержден производственный характер расходов, то такие расходы не облагаются НДФЛ.

 

По нашему мнению, при наличии иных документов подтверждающих производственный характер услуг ресторана, документом подтверждающим факт оплаты услуг ресторана может являться как кассовый чек, так и СЛИП.

 

В Письме Минфина РФ от 03.03.15 № 03-04-06/11078 изложено:

«…По нашему мнению, при соблюдении указанных условий и представлении сотрудником организации отчета о представительском мероприятии, счета из ресторана и выписки по платежной банковской карте, содержащей информацию о проведенной операции, доходы сотрудника, полученные в связи с участием в представительском мероприятии, освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц на основании пункта 3 статьи 217 Кодекса независимо от отсутствия кассового чека или слипа, подтверждающего оплату услуг ресторана банковской картой…».

 

Таким образом, из указанного Письма следует, что для подтверждения производственного характера расходов, не является обязательным наличие чека или СЛИПа, при наличии иного документа подтверждающего оплату (выписка по платежной карте) и документов, подтверждающих производственный характер расходов (отчет о представительском мероприятии и счет из ресторана).

 

Коллегия Налоговых Консультантов, 17 октября  2017г.

 



[1] Приказ Минтранса России от 08.11.06 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации»

[2] Приказ Минтранса России от 28.06.07 № 82 «Об утверждении Федеральных авиационных правил "Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей»

 

[3] Федеральный закон от 22.05.03 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (в редакции Федерального закона от 03.07.16 № 290-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» и отдельные законодательные акты Российской Федерации»)


Назад в раздел