Главная / Консультации / Общий аудит / Департамент общего аудита по вопросу приобретения ж/д и авиа билетов с использованием корпоративной карты

Департамент общего аудита по вопросу приобретения ж/д и авиа билетов с использованием корпоративной карты

08.08.2017
Вопрос

Ответственный сотрудники Административного блока филиала приобретает ж/д и авиа билеты для проезда в командировку   всем сотрудникам филиала по корпоративной карте.
    Вопрос: Просим сообщить порядок учета (какие подтверждающие документы необходимо приложить к авансовому отчету сотрудника  приобретающего билеты для других сотрудников филиала) и отражения операций в учете по платежным документам.
Ответ

Выпуск корпоративных платежных карт осуществляется в соответствии с Положением ЦБ РФ от 24.12.04 № 266-П (далее – Положение № 266-П).

На основании пункта 1.4 Положения № 266-П на территории РФ кредитные организации - эмитенты осуществляют эмиссию банковских карт, являющихся видом платежных карт как инструмента безналичных расчетов, предназначенного для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами (далее - держатели), операций с денежными средствами, находящимися у эмитента, в соответствии с законодательством РФ и договором с эмитентом.

Пунктом 1.5 Положения № 266-П установлено, что расчетная (дебетовая) карта предназначена для совершения операций ее держателем в пределах установленной кредитной организацией - эмитентом суммы денежных средств (расходного лимита), расчеты по которым осуществляются за счет денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете, или кредита, предоставляемого кредитной организацией - эмитентом клиенту в соответствии с договором банковского счета при недостаточности или отсутствии на банковском счете денежных средств (овердрафт).

 

Соответственно, при ответе мы исходим из того, что корпоративной картой является платежное средство, с помощью которого сотрудники Организации приобретают товары (работы, услуги) за счет денежных средств, находящихся на банковском счете Организации. При этом корпоративная карта оформлена на имя конкретного сотрудника (держателя карты), уполномоченного организацией на совершение операций по карте.

 

В силу пункта 2.5 Положения № 266-П клиент - юридическое лицо осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:

- получение наличных денежных средств в валюте РФ для осуществления на территории РФ в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с деятельностью юридического лица, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов;

- оплата расходов в валюте РФ, связанных с деятельностью юридического лица, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории РФ;

- иные операции в валюте РФ на территории РФ, в отношении которых законодательством РФ, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ для оплаты командировочных и представительских расходов;

- оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории РФ;

- иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.

 

Таким образом, юридическое лицо через уполномоченных им физических лиц может осуществлять по банковскому счету юридического лица с использованием банковских карт операции, связанные с деятельностью этого юридического лица, в том числе оплату командировочных расходов в части приобретения билетов на проезд.

 

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учёта[1] для учета денежных средств организации, находящихся на специальных счетах в банках, предназначен счет 55 «Специальные счета в банках».

Соответственно, средства перечисленные Организацией со своего текущего счета на счет, к которому обеспечен доступ сотрудника с помощью корпоративной карты, подлежит отражению следующим образом:

1. Дт 55 Кт 51 – перечислены денежные средства Организации на специальный банковский счет. Документальным основанием формирования бухгалтерской проводки будет являться платежное поручение на перечисление денежный средств.

 

2. Несмотря на тот факт, что фактически денежные средства не выдаются сотруднику под отчет из кассы Организации, считаем, что, до того момента, пока сотрудник не отчитается об израсходованных с расчетного счета Организации суммах, целесообразно для отражения расчетов с сотрудником использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»[2].

Дт 71(ответственный сотрудник) Кт 55 – сотрудником израсходованы денежные средства с корпоративного  счета Организации. Документальным основанием формирования бухгалтерской проводки будет являться выписка по счету банковской карты.

 

3. В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учёта на субсчете 50.3 учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

Следует отметить, что по данному вопросу существует мнение, согласно которому поскольку электронный билет не имеет бумажной формы, учесть его в кассе организации в качестве денежного документа не представляется возможным. В этом случае его приобретение следует отражать в бухгалтерском учете как обычную оплату услуг сторонней организации.

На наш взгляд, электронная форма документа не является препятствием для учета его на указанном счете поскольку электронные билеты являются документом, удостоверяющим договор перевозки пассажиров, и содержат реквизит, в котором указывается стоимость, и при этом объективных препятствий для его перевода (распечатки) в бумажную форму не имеется, то электронные билеты возможно учитывать на счете 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы» [3].

Исходя из вышеизложенного, формируется следующая проводка:

Дт 50.03 Кт 71(ответственный сотрудник) – ответственным сотрудником приобретены ж/д и авиабилеты для других сотрудников. Документальным основанием формирования бухгалтерской проводки будет являться документ, подтверждающий оплату по карте,  распечатка электронного билета, маршрут/квитанция, бланк билета[4].

 

4. Дт 71(командированный сотрудник) Кт 50.03передача в подотчет командированному сотруднику приобретенного билета. Документальным основанием формирования бухгалтерской проводки будут являться распоряжение руководителя, журнал учета приема и выдачи денежных документов, распечатки электронных билетов.

 

5. Дт 20, 26, 44 Кт 71(командированный сотрудник) - учтены произведенные сотрудником командировочные расходы на проезд. Документальным основанием формирования бухгалтерской проводки будут являться авансовый отчет, распечатки электронных билетов[5], посадочные талоны.

 

 

Коллегия Налоговых Консультантов, 10 июля 2017г.

 



[1] Приказ Минфина РФ от 31.10.00 № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению»

[2] В специальной литературе можно встретить две позиции по вопросу отражения таких расчетов в учете - с использованием счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» при списании денежных средств с карточного счета и без использования названного счета.

[3] Какие-либо комментарии официальных органов по данному вопросу отсутствуют

[4] В вопросе отсутствует условие о виде билетов - электронных/ на бумажном носителе билетов. По нашему мнению, проводка будет аналогичной для всех видов билетов

[5] Затраты организации на служебные командировки работников, в том расходы на проезд, учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности (в том числе в качестве управленческих) на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (пункты 5, 7, 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина РФ от 06.05.99 № 33н).


Назад в раздел