Департамент Общего аудита по вопросу оплаты ГСМ при использовании работником собственного транспортного средства

Поездки в пределах Краснодарского края

Пунктом 3 статьи 217 НК РФ установлено, что не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

Поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в интересах работодателя и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения пункта 3 статьи 217 НК РФ, по нашему мнению, следует руководствоваться положениями ТК РФ.

В соответствии со статьей 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, по нашему мнению, суммы возмещения расходов, связанных с использованием личного транспорта сотрудника, не подлежат налогообложению НДФЛ в размере, установленном соглашением сторон.

Аналогичное мнение изложено в Письме Минфина РФ от 30.04.15 № 03-04-05/25434:

«В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку глава 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения пункта 3 статьи 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Российской Федерации.

Согласно статье 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов».

Данная позиция содержится также в Письмах Минфина РФ от 27.06.13 № 03-04-05/24421, от 27.08.13 № 03-04-06/35076, от 31.12.10 № 03-04-06/6-327, от 24.03.10 № 03-04-06/6-47, от 23.12.09 № 03-04-07-01/387.

Согласно представленному дополнительному соглашению к трудовому договору в пределах лимита, утверждаемого Работодателем в одностороннем порядке, работнику компенсируются расходы в пределах 10 000 рублей на приобретение горюче-смазочных материалов, связанные с эксплуатацией в интересах предприятия (а также для проезда от места работы до места постоянного проживания) принадлежащего работнику автомобиля.

Работник обязан ежемесячно (не позднее последнего рабочего дня отчетного месяца) представлять в бухгалтерию предприятия чеки, подтверждающие приобретение горюче-смазочных материалов.

На основании изложенного, по нашему мнению, суммы возмещения расходов на приобретение ГСМ для личного транспорта сотрудника, используемого в интересах предприятия, не подлежат налогообложению НДФЛ в пределах 10 000 рублей.

В отношении документального подтверждения расходов сотрудника на приобретение ГСМ для личного транспорта отметим, что, по мнению Минфина РФ, должны иметься следующие документы:

- документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику (свидетельство о регистрации транспортного средства);

- документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (чеки на приобретение ГСМ);

- документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя.

Документом, подтверждающим фактическое использование имущества в интересах работодателя, на наш взгляд, может являться путевой лист или разъездная ведомость с указанием маршрута следования.

Командировки

В соответствии со статьей 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Согласно пункту 2.3 трудового договора с сотрудником рабочее место сотрудника располагается по адресу: Ростовская область, г. Ростов-на-Дону

Таким образом, поездка работника для выполнения поручения работодателя в Москву или Санкт-Петербург является командировкой.

Согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

В соответствии со статьей 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Пунктом 11 Постановления № 749[1] установлено, что работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации.

Так, согласно статье 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Таким образом, не подлежат налогообложению НДФЛ фактически произведенные сотрудником и документально подтвержденные расходы по проезду к месту командирования и обратно.

Поскольку в рассматриваемом случае в место командирования сотрудник отправляется на личном транспортном средстве, компенсируемая Организацией стоимость ГСМ не подлежит налогообложению НДФЛ.

В отношении документального оформления расходов на проезд к месту командирования и обратно на личном транспорте отметим следующее.

В соответствии с пунктом 26 Постановления № 749 работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Документами, подтверждающими расходы на проезд к месту командировки и обратно на личном автомобиле, на наш взгляд, могут являться путевой лист с указанием данных о поездке, а также чеки на приобретение ГСМ.

Данный сотрудник (региональный менеджер) проживает в г. Ростов-на-Дону, наше предприятие находится в Костромской обл. При оформлении отметок о выбытии в командировку в командировочном удостоверении место выбытия нужно ставить Костромскую обл. или г. Ростов-на-Дону? (командировочные удостоверения на нашем предприятии не отменены).

Поскольку в трудовом договоре с сотрудником в качестве места работы указан г. Ростов-на-Дону, считаем, что в командировочном удостоверении в качестве места выбытия следует указывать г. Ростов-на-Дону.

Коллегия Налоговых Консультантов, 14 июля 2016г.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit