Главная / Консультации / Общий аудит / Департамент общего аудита по вопросу компенсации сотруднику командировочных расходов

Департамент общего аудита по вопросу компенсации сотруднику командировочных расходов

09.11.2017
Вопрос

В настоящее время у нас есть ряд вопросов, которые для нас очень важны и актуальны.
1)    Так как наша организация реализует специфический товар по всей стране, а также уже и в Казахстан, наши менеджеры и менеджеры-технологи должны постоянно ездить в командировки на производства наших клиентов (консультируют технологов заводов на месте по вопросам использования нашего товара в пищевом производстве, проводят переговоры по расширению ассортимента, по ценам и т.п.). Бывают ситуации, когда менеджеру быстрее, проще и удобнее поехать в командировку на личном автомобиле. Таких ситуаций за месяц может быть несколько, то есть он может использовать личную машину несколько раз. Кроме того, на своем личном автомобиле сотрудник может ездить в течение месяца к клиентам, находящимся в Москве и Московской области либо по иным производственным вопросам. Таким образом, нам нужно компенсировать ему стоимость бензина, амортизацию автомобиля, расходы на ремонт, если сломается по дороге, и т.п.
То есть возникает вопрос:
Каким образом мы должны оформлять и рассчитывать такие компенсации, сумма которых может быть существенно больше предусмотренных для целей налогового учета нормативов с минимальным оформлением первичных документов? Вариант аренды не очень нам подходит, так как не каждый рабочий день сотрудники могут использовать свои автомобили в производственных целях, а лишь иногда. Считаем такой вариант трудоемким с точки зрения оформления первичных документов. Согласны ли вы с нами? Либо считаете этот вариант нормальным и удобным, если да, то почему?
2)    Также во время командировок сотрудник может воспользоваться услугами такси, которое может не выдать кассовый чек, либо выдаст бланк строгой отчетности в случае, если такси на ЕНВД либо патенте.
Можно ли произвести компенсацию сотруднику по служебной записке, с какими налоговыми последствиями? В каких случаях расходы на такси могут уменьшать базу по налогу на прибыль, при наличии каких оправдательных документов?
3)    Во время заграничных командировок иногда требуется медицинская страховка. Можем ли мы расходы на такую страховку относить на расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль? Не будет ли стоимость такой страховки считаться доходом сотрудника?
4)    Может ли сотрудник во время командировки проживать на частной квартире с оплатой за проживание физическому лицу либо это должен быть строго индивидуальный предприниматель? Если может, то какие документы он должен нам предоставить, чтобы мы компенсировали ему стоимость понесенных на такое проживание расходов и чтобы мы могли отнести эти расходы в налоговом учете на расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль?  Если мы произведем компенсацию расходов на основании служебной записки, то обязаны ли мы будем включить стоимость таких расходов в доходы сотрудника и удержать НДФЛ из заработной платы сотрудника?
Ответ

Использование личного автомобиля в производственных целях

 

На практике существует два способа оформления выплат в адрес сотрудников за использование ими собственных автомобилей в интересах организации при исполнении ими трудовых обязанностей: заключение договоров аренды ТС без экипажа или выплата компенсаций за использование личного имущества в соответствии с ТК РФ.

Рассмотрим каждый из вариантов.

 

Аренда транспортного средства без экипажа

 

В соответствии со статьей 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (статья 644 ГК РФ).

 

Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (статья 646 ГК РФ).

 

Согласно статье 645 ГК РФ арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую.

 

Ответственность за вред, причиненный третьим лицам транспортным средством, его механизмами, устройствами, оборудованием, несет арендатор в соответствии с правилами главы 59 настоящего Кодекса (статья 648 ГК РФ).

 

Порядок, условия и сроки внесения арендной платы по договору аренды транспортного средства определяются договором аренды (пункт 1 статьи 614, статья 625 ГК РФ).

 

Арендные платежи за пользование транспортным средством в целях налога на прибыль признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией, на последнее число отчетного (налогового) периода (подпункт 10 пункта 1 статьи 264, подпункт 3 пункт 7 статьи 272 НК РФ).

 

Расходы, связанные с обслуживание транспортного средства (ГСМ, ремонт, парковка, страхование[1] и т.д.) учитываются в порядке, установленном главой 25 НК РФ для каждого вида расходов.

 

При этом, обращаем внимание, что расходы, учитываемые при исчислении налога на прибыль (арендные платежи, ГСМ, парковка, страхование и т.д.) должны удовлетворять критериям, предусмотренным пунктом 1 статьи 252 НК РФ:

- документальная подтвержденность;

- экономическая обоснованность;

- направленность на получение дохода.

 

Учитывая вышеизложенное, по нашему мнению, для признания расходов на аренду и содержание автомобиля в целях исчисления налога на прибыль, Организации необходимо подтвердить, что автомобиль реально используется  для деятельности, направленной на получение дохода.

 

Подтверждением этого факта, по нашему мнению,  являются: договор аренды транспортного средства без экипажа; путевые листы; накладные (кассовые чеки) на покупку топлива и т.д.

Кроме того, рекомендуем в трудовом договоре или должностной инструкции сотрудника указать, что для служебных поездок ему предоставляется автомобиль.

 

Отметим, что при наличии соответствующих документов, Организация сможет учесть расходы на использование автомобилей сотрудников в производственных целях в полном объеме.

 

Компенсация за пользование личным имуществом

 

В соответствии со статьей 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

 

Таким образом, нормами трудового законодательства прямо предусмотрено, что сотрудникам возмещаются расходы, связанные с использованием их личного транспорта в интересах работодателя. При этом размер возмещения устанавливается соглашением сторон.

 

Учитывая изложенное, условие о выплате компенсации, а также ее размер может быть установлено как непосредственно в трудовом договоре, так и в дополнительном соглашении к нему.

 

Кроме размера компенсации, на наш взгляд, необходимо определить условия выплаты компенсации (ежемесячно, в твердой сумме, пропорционально количеству дней фактического использования имущества и т.д.), в целях избежания споров, как с сотрудником, так и с контролирующими органами.

 

В соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 (далее – Постановление № 92).

 

На основании изложенного, контролирующие органы делают вывод о том, что сумма компенсации за использование личного транспорта учитывается в целях исчисления налога на прибыль в пределах норм, утвержденных Постановлением № 92.

 

Например, в Письме Минфина РФ от 10.04.17 № 03-03-06/1/21050 указано следующее:

«В целях главы 25 "Налог на прибыль организаций" Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

При этом в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (пункт 1 статьи 252 НК РФ).

На основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

Таким образом, налогоплательщик вправе учесть в расходах для целей исчисления налоговой базы по налогу на прибыль организаций компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в пределах установленных норм, а также при условии соблюдения критериев статьи 252 НК РФ.

Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, т.е. помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях».

 

В письме от 19.08.16 № 03-03-06/1/48789 Минфин РФ указал следующее:

«Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Расходы, не соответствующие указанным требованиям, согласно пункту 49 статьи 270 НК РФ, в целях налогообложения прибыли организаций не учитываются.

В соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" утверждены нормы расходов в виде компенсаций за использование личных автомобилей.

Таким образом, расходы в виде стоимости горюче-смазочных материалов, возмещаемой сотрудникам, использующим личные автомобили в служебных целях, могут учитываются в целях налогообложения прибыли организаций в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации, и при условии соблюдения критериев статьи 252 НК РФ».

 

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ налогоплательщик вправе учесть при исчислении налога на прибыль, расходы (убытки):

-не поименованные в статье 270 НК РФ;

-экономически обоснованные;

-документально подтвержденные;

-направленные на получение дохода.

 

В отношении документального оформления расходов в виде компенсации использовании личного автомобиля также обращаем Ваше внимание на Письмо Минфина РФ от 05.12.12 № 03-03-06/1/629:

«Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 Кодекса к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников учитываются в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации.

При этом ввиду того, что ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации предусматривает компенсацию за использование имущества, принадлежащего работнику, в целях гл. 25 Кодекса такое транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности.

В соответствии с положениями п. 1 ст. 256 Гражданского кодекса Российской Федерации и ст. 34 Семейного кодекса Российской Федерации имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлен иной режим этого имущества».

 

Таким образом, используемый сотрудником в производственных целях автомобиль должен принадлежать ему, либо его супруге (супругу) на праве собственности.

 

В связи с изложенным, по нашему мнению, достаточным для признания расходов документально подтвержденными будет являться соблюдение требований статьи 188 ТК РФ о письменном соглашении, а также копия свидетельства о праве собственности на автомобиль.

 

В отношении экономической обоснованности выплаты компенсации, отметим, что в случае, если трудовая функция работника предполагает использование транспортных средств, то выплата ему компенсации за использование им в трудовой деятельности личного транспорта, по нашему мнению, является достаточным обоснованием экономической направленности расходов.

 

Изложим вышеприведенные выводы в таблице:

 

 

Заключение договора аренды

Выплата компенсации

Порядок учета в составе расходов

Арендные платежи, стоимость ГСМ, ремонта и т.д. учитывается в полном объеме при наличии подтверждающих документов

Компенсация учитывается в составе расходов в пределах норм, установленных Постановлением № 92 (1 200 – 1 500 рублей в месяц).

Порядок документального оформления

Договор аренды транспортного средства без экипажа; путевые листы; накладные (кассовые чеки) на покупку топлива и т.д.

Письменное соглашение о порядке расчета и выплаты компенсации

 

Таким образом, несмотря на более сложный документооборот, вариант с заключением договоров аренды, на наш взгляд, является экономически более выгодным для Организации, поскольку позволяет учесть расходы на ГСМ, аренду, ремонт ТС и т.д. в полном объеме.

 

Также отметим, что согласно

 

Учет расходов на такси в командировках

 

Налог на прибыль

 

В соответствии со статьей 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

 

Согласно подпункту 12  пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:

проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

суточные или полевое довольствие;

оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

 

Как было отмечено нами выше, налогоплательщик вправе учесть расходы для целей налогообложения прибыли, при выполнении условий предусмотренных  статьей 252 НК РФ, а именно:

- расходы не перечислены в статье 270 НК РФ;

- расходы экономически обоснованны;

- расходы направлены на получение доходов;

- расходы документально подтверждены.

 

По нашему мнению, расходы на такси в командировке могут быть признаны обоснованными в случае, если это предусмотрено внутренними положениями Организации о командировках.

 

В отношении документального подтверждения расходов на такси отметим следующее.

 

В соответствии с пунктом 1 статьи 1.2 Закона № 54-ФЗ[2] контрольно-кассовая техника применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных настоящим Федеральным законом.

 

Согласно пункту 5.1 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники[3] (далее – Положение) документы, используемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны содержать реквизиты, установленные Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом.

 

Пунктом 2 статьи 1.2 Закона № 54-ФЗ установлено, что при осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты).

В случае, указанном в пункте 7 статьи 2[4] настоящего Федерального закона, пользователь обязан выдать покупателю (клиенту) кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе без его направления покупателю (клиенту) в электронной форме.

 

Пользователь в целях исполнения обязанности, указанной в пункте 2 настоящей статьи, вправе направить покупателю (клиенту) на абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты), предоставленные покупателем (клиентом) пользователю до совершения расчета, сведения в электронной форме, идентифицирующие такой кассовый чек или такой бланк строгой отчетности (регистрационный номер контрольно-кассовой техники, сумма, дата и время расчета, фискальный признак документа), и информацию об адресе информационного ресурса, который размещен в сети «Интернет» и по которому такой кассовый чек или такой бланк строгой отчетности может быть бесплатно получен покупателем (клиентом) (пункт 3 статьи 1.2 Закона № 54-ФЗ).

 

Таким образом, водитель легкового такси обязан выдать пассажиру по окончании поездки либо кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовой техникой, либо квитанцию в форме бланка строгой отчетности, которая должна содержать установленные реквизиты[5], либо направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты.

 

В соответствии с пунктом 4 статьи 1.2 Закона № 54-ФЗ кассовый чек или бланк строгой отчетности, полученные покупателем (клиентом) в электронной форме и распечатанные им на бумажном носителе, приравниваются к кассовому чеку или бланку строгой отчетности, отпечатанным контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, при условии, что сведения, указанные в таком кассовом чеке или таком бланке строгой отчетности, идентичны направленным покупателю (клиенту) в электронной форме кассовому чеку или бланку строгой отчетности.

 

Подводя итог вышеизложенному, документальным подтверждением расходов на такси будет являться один из следующих документов:

- кассовый чек или бланк строгой отчетности, отпечатанный ККТ на бумажном носителе,

- кассовый чек или бланк строгой отчетности, направленный водителем в электронной форме на предоставленные сотрудником абонентский номер либо адрес электронной почты, распечатанные на бумажном носителе.

 

В отсутствии надлежаще оформленных документов Организация не вправе учесть в расходах в целях налогообложения прибыли стоимость услуг такси.

 

НДФЛ

 

Согласно пункту 1 статьи 226 НК РФ российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, указанные в пункте 2  статьи 226 НК РФ, именуются налоговыми агентами и обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога, исчисленную в соответствии со статьей 224  НК РФ с учетом особенностей, предусмотренных настоящей статьей.

 

В соответствии с пунктом 2 статьи 226 НК РФ исчисление сумм и уплата налога в соответствии с настоящей статьей производятся в отношении всех доходов налогоплательщика, источником которых является налоговый агент.

 

Пунктом 1 статьи 210 НК РФ предусмотрено, что при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.

 

В соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг), в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.

 

Необходимо учитывать, что выплаты в натуральной форме, полученные физическим лицом, являются его доходом только в том случае, когда произведены в его пользу и в его интересах.

По нашему мнению, если работники пользуются услугами такси в командировках в служебных целях, то у них не возникает дохода в натуральной форме.

 

Данный вывод подтверждается Письмом Минфина РФ от 14.05.10 №  03-04-06/1-97, в котором указано следующее:

«В соответствии с положениями пп. 1 п. 2 ст. 211  Кодекса к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата в его интересах организациями товаров, работ, услуг.

Оплата услуг такси в связи с производственной необходимостью осуществляется в интересах самой организации, а не налогоплательщика-работника.

Учитывая изложенное, в доход налогоплательщиков - работников организации не включаются суммы оплаты услуг такси, используемых в производственных целях».

 

При этом необходимо подтвердить служебную необходимость использования услуг такси соответствующими документами.

 

По нашему мнению, такими документами могут быть:

- служебные записки работников с обоснованием необходимости поездки на такси в командировке;

- чек ККТ или бланк строгой отчетности, подтверждающие фактическую оплату услуг такси.

 

Отсутствие надлежаще оформленных документов, подтверждающих фактическую оплату услуг такси, по нашему мнению, не позволяют установить производственную направленность расходов на такси, что влечет налогообложение НДФЛ дохода физического лица полученного  натуральной форме.

 

Данный вывод подтверждается Постановлением Восьмого арбитражного апелляционного суда от 06.05.11 по делу № А70-10656/2010 (Постановлением ФАС Западно-Сибирского округа от 02.09.11 по делу № А70-10656/2010 данное постановление оставлено без изменения):

«Из имеющихся в материалах дела документов следует, что работник Общества Касницкий Р.В. для проезда по маршруту г. Ноябрьск - г. Сургут воспользовался услугами частного лица, представив в качестве доказательств несения им расходов лишь акт на списание денежных средств, составленный им самим же (т. 1 л.д. 97). Фактически данный акт представляет собой объяснительную записку работника, в которой он поясняет, куда он потратил 6 300 руб.

Однако какого-либо документа, подтверждающего уплату этих денег перевозчику (например, расписку перевозчика) за осуществление перевозки, названный работник не представил.

Таким образом, суд апелляционной инстанции приходит к выводу о документальной неподтвержденности произведенных Касницким Р.В. расходов на оплату услуг частного лица по маршруту г. Ноябрьск - г. Сургут.

Ссылка Общества на документы, исходящие от иных лиц (службы такси) о стоимости перевозки на автомобиле из г. Ноябрьск в г. Сургут (т. 1 л.д. 98, т. 3 л.д. 10), не может быть принята во внимание, поскольку они не свидетельствуют о фактической уплате Касницким Р.В. 6 300 руб. конкретному лицу (перевозчику).

При данных обстоятельствах в удовлетворении заявленного требования Общества о признании недействительным решения инспекции Федеральной налоговой службы по г. Тюмени N 3 от 25.05.2010 N 14975691 дсп в части перерасчета и доначисления суммы налога на доходы физических лиц в размере 819 руб., привлечения к налоговой ответственности по статье 123 Налогового кодекса Российской Федерации за неправомерное неперечисление налога на доходы физических лиц в сумме 163 руб. 80 коп. и пени в соответствующей части надлежит отказать».

 

Данный вывод также косвенно подтверждается разъяснениями Минфина РФ, изложенными в Письмах от 08.05.15 № 03-03-06/1/26918, от 27.11.13 № 03-04-05/51373, в которых содержится указание на то, что в доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются только документально подтвержденные расходы, понесенные работником при исполнении им своих трудовых обязанностей.

 

Оплата страховки при заграничных командировках

 

В силу пункта 23 Положения № 749[6] работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

 

Таким образом, законодательством прямо предусмотрено, что работодатель при направлении работника в командировку обязан возместить ему в том числе стоимость обязательной медицинской страховки.

 

С учетом изложенного, Организация вправе учитывать расходы на оформление обязательной медицинской страховки на сотрудника при направлении его в заграничную командировку.

При этом объекта налогообложения НДФЛ в рассматриваемой ситуации не возникает.

 

Проживание во время командировки в частной квартире

 

Как было отмечено нами выше, согласно статье 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в том числе, расходы по найму жилого помещения.

 

При этом законодательство не ограничивает тип такого жилого помещения, а также лицо, которое это помещение предоставляет.

Кроме того, гражданское законодательство не ограничивает право физического лица на сдачу в аренду собственного помещения без регистрации в качестве ИП.

 

Таким образом, при направлении сотрудника в командировку Организация обязана компенсировать ему расходы по найму жилого помещения, в том числе и в случае аренды им квартиры у физического лица.

 

В соответствии с пунктом 1 статьи 609 НК РФ договор аренды на срок более года, а если хотя бы одной из сторон договора является юридическое лицо, независимо от срока, должен быть заключен в письменной форме.

 

Таким образом, если аренду помещения Организация осуществляет от своего имени, то договор аренды должен быть заключен в письменной форме.

Если же аренда квартиры осуществляется непосредственно сотрудником Организации, то письменный договор может не заключаться.

В таком случае, по нашему мнению, документами, подтверждающими понесенные расходы, может являться расписка арендодателя в получении денежных средств за аренду жилого помещения.

 

В отношении документального подтверждения таких расходов также отметим Письмо Минфина РФ от 15.01.16 № 03-03-07/803:

«Подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) предусмотрено включение в составе расходов на командировки затрат на наем жилого помещения.

Таким образом, расходы по аренде жилого помещения, предназначенного для проживания в нем командированных работников, могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При этом согласно пункту 1 статьи 252 Кодекса в целях главы 25 Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Учитывая изложенное, указанные расходы включаются в состав налоговой базы по налогу на прибыль организаций за период, когда в арендуемом жилом помещении проживали командированные работники организации, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в нем данных работников. Такими документами могут являться командировочное удостоверение, проездные документы, договор аренды жилого помещения и др.».

 

Как было отмечено нами выше, в целях определения объекта налогообложения НДФЛ необходимо учитывать, что выплаты в натуральной форме, полученные физическим лицом, являются его доходом только в том случае, когда произведены в его пользу и в его интересах.

Кроме того, нами было отмечено, что доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются только документально подтвержденные расходы, понесенные работником при исполнении им своих трудовых обязанностей.

 

Оплата жилья в командировках является обязанностью работодателя и осуществляется в его целях.

Между тем, в отсутствии подтверждающих документов, оплата аренды жилого помещения будет являться доходом сотрудника, полученным в натуральной форме.

В связи с изложенным, у Организации возникает обязанность по исполнению функций налогового агента.

 

Коллегия Налоговых Консультантов, 22 сентября  2017г.

 

 



[1] Если выгодоприобретателем по договору страхования будет Организация.

[2] Федеральный закон от 22.05.03 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (в редакции Федерального закона от 03.07.16 № 290-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» и отдельные законодательные акты Российской Федерации»)

[3] Утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»

[4] 7. В отдаленных от сетей связи местностях, определенных в соответствии с критериями, установленными федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере связи, и указанных в перечне местностей, удаленных от сетей связи, утвержденном органом государственной власти субъекта Российской Федерации, пользователи могут применять контрольно-кассовую технику в режиме, не предусматривающем обязательной передачи фискальных документов в налоговые органы в электронной форме через оператора фискальных данных.

Орган государственной власти субъекта Российской Федерации в пятидневный срок доводит до сведения уполномоченного органа и размещает на своем официальном сайте в сети «Интернет» указанный в абзаце первом настоящего пункта перечень, а также внесенные в указанный перечень изменения.

[5] Аналогичная позиция содержится в Письме Минфина РФ от 10.06.16 № 03-03-06/1/34183

[6] Постановление Правительства РФ от 13.10.08 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»


Назад в раздел