Главная / Консультации / Общий аудит / Департамент общего аудита по вопросу исправления ошибок в трудовой книжке

Департамент общего аудита по вопросу исправления ошибок в трудовой книжке

02.02.2018
Вопрос

При приеме на работу у сотрудника обнаружилась ошибка в титульном листе Трудовой книжке (в имени). Попросили обратится к бывшему работодателю за дубликатом ТК , ему ее оформляют (или выдадут справку о страховом стаже).
Вопрос:  
На 5 день по письменному заявлению заводит новую ТК, что делать когда через какое-то время сотрудник принесет дубликат трудовой книжки (или справки от всех работодателей), можно ли включать в страховой стаж (дубликат ТК или справки)?
Нужно ли вести 2 ТК или уничтожить бланк ТК и внести запись в дубликат?
Ответ

Внесение исправлений в трудовую книжку

 

Порядок ведения (заполнения) трудовых книжек установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225[1] и Постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 № 69[2].

 

На наш взгляд, из данных нормативных актов не представляется возможным чётко определить порядок исправления ошибок, допущенных в титульном листе трудовой книжки.

 

Согласно подпункту а) пункта 9 Правил в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

 

В соответствии с пунктом 27 Правил, в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

 

В соответствии с пунктом 42 Правил испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

 

Согласно пункту 48 Правил в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

 

Следовательно, поскольку данные о фамилии сотрудника заполняются при первоначальном оформлении, то трудовая книжка, оформленная с ошибкой, подлежит уничтожению и не может быть исправлена в соответствии с пунктом 27 Правил.

 

В рассматриваемом случае, это сделано не было и сотрудник, при устройстве на работу, предоставил трудовую книжку с ошибкой.

 

В соответствии с пунктом 26 Правил изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

 

В соответствии с пунктом 29  Правил исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

 

Согласно пункту 2.3 Инструкции 2.3 изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).

 

Несмотря на то, что в пункте 26 Правил идёт речь о внесении изменений (а не исправлений) данный подход рекомендован в Письме Роструда от 28.08.08 № 1942-6-1:

«Вопрос: На титульном листе трудовой книжки работника неправильно записано его отчество: вместо «ГеннадЬевич» (согласно паспорту) написано «ГеннадИевич». Организация, которая завела работнику трудовую книжку, уже ликвидирована (и, возможно, без сдачи документов в архив).  Является ли в этом случае такая трудовая книжка действительной? Как исправить допущенную в отчестве ошибку на титульном листе трудовой книжки?»

Ответ: В соответствии с п.26 Правил ведения трудовых книжек изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

Пунктом 28 Правил ведения трудовых книжек установлено, что если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Учитывая изложенное, считаем, что применительно к поставленному в письме вопросу работодатель, у которого работает работник в настоящее время, может внести соответствующее изменение в трудовую книжку в порядке, указанном в п. 2.3 Инструкции».

 

Поскольку пунктом 27 Правил предусмотрена обязанность внесения исправлений работодателем, допустившим ошибку, то, по нашему мнению, при применении такого подхода исправление фамилии следует произвести бывшему работодателю (его правопреемнику) или Организации (в случае ликвидации допустившего ошибку работодателя).

 

Таким образом, в данной ситуации существует возможность внесения исправлений в текущую трудовую книжку.

 

Дубликат трудовой книжки

 

В соответствии со статьёй 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.

 

Однако, в соответствии со статьёй 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

 

Таким образом, трудовая книжка оформляется на основании заявления работника.

 

В соответствии с пунктом 31 Правил лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

 

Согласно статье 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.

 

По нашему мнению, из данной нормы прямо не следует, что Организация обязана оформить трудовую книжку на шестой день работы, не дожидаясь дубликата.

 

По нашему мнению, согласно данной норме в трудовую книжку сотрудника необходимо внести запись о приёме на работу в случае если он проработал в организации свыше пяти дней.

 

Следовательно, по нашему мнению, у Организации существует возможность внести запись о приёме на работу непосредственно в предоставленный позднее дубликат трудовой книжки.

 

Если работодатель оформит дубликат, то дата выдачи дубликата в книге учёта движения трудовых книжек[3] у бывшего работодателя, и дата записи о приёме сотрудника на работу у Организации будет не совпадать. В связи с этим, мы полностью не можем исключить риск предъявления претензий контролирующими органами, и привлечения к ответственности по статье 5.27 КоАП[4]. Однако, на наш взгляд, такое развитие событий является маловероятным.

 

В случае, если Организация уже оформила новую трудовую книжку на основании заявления сотрудника, считаем, что действующее законодательство не устанавливает случаев, при которых трудовая книжка (оформленная без ошибок и т.д.)  подлежит замене, равно как и случаев ведения двух трудовых книжек.

 

Следовательно, если буквально следовать положениям нормативных актов, Организации следует вносить записи в новую трудовую книжку, оформленную по заявлению сотрудника, вне зависимости от факта предоставления дубликата исправленной трудовой книжки впоследствии.

 

Случай включения информации о страховом стаже с предыдущих мест работы установлен только при оформлении дубликата трудовой книжки, содержащийся в пункте 32 Правил:

«При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.»

 

Следовательно, какие-либо записи о предыдущем стаже работы Организацией в новую трудовую книжку не вносятся.

 

При этом страховой стаж для выплаты социальных пособий можно подтвердить трудовыми договорами или справками с прошлых мест работы[5].

 

Коллегия Налоговых Консультантов, 14 декабря 2017г.

 



[1] «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»), далее – Правила

[2] «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», далее - Инструкция

[3] Приложение № 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.03 № 69

[4] Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (штраф на должностных лиц до 5 тыс. руб., на юридических лиц до 50 тыс. руб.)

[5] Пункт 8 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 06.02.07 № 91


Назад в раздел