Департамент общего аудита о порядке уничтожения архива документов

В соответствии с пунктами 1 и 2 статьи 29 Закона № 402-ФЗ[1] первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Согласно пункту 6.5 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете № 105 от 29.07.83, утвержденного Министерством финансов СССР, срок хранения первичных документов (действующему в части, не противоречащей Закону о бухгалтерском учете), учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно Перечню типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов, утвержденному Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.

В настоящее время Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558[2].

Кроме того, некоторыми законодательными актами могут быть установлены и иные сроки хранения.

Так, Налоговым кодексом РФ установлена обязанность налогоплательщиков (плательщиков сборов) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ).

Отметим, что уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации (одобрены Решением Коллегии Росархива 06.02.02) (далее – Основные правила).

Так, разделом 2 данных Основных правил установлен достаточно подробный порядок проведения экспертизы ценности документов.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов создается экспертная комиссия (пункт 2.2.2 Основных правил).

Согласно пунктам 2.1.3 и 2.1.4 Основных правил экспертная комиссия организации проводит экспертизу ценности документов на основе:

- действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

- нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов РФ в области архивного дела.

Данная экспертиза проводится ежегодно (пункт 2.3.1 Основных правил).

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного[4].

Согласно пункту 2.4.7 Основных правил, дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной[5], в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Таким образом, приведенными Основными правилами прямо предусмотрено создание экспертной комиссии организацией в целях организации и проведения экспертизы ценности документов, которая, в том числе, составляет акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Кроме того, Основными правилами предусмотрено уничтожение документов, путем их передачи специализированным организациям.

Вместе с тем, на наш взгляд, прямого запрета в отношении самостоятельного уничтожения документов, нормативными актами не установлено.

На основании изложенного, считаем, что Организация вправе самостоятельно осуществлять уничтожение документов, путем создания экспертной комиссии внутри организации, а также осуществлять фактическое уничтожение документов.

Следует отметить, что административная ответственность предусмотрена за следующие правонарушения:

- статья 13.20 КоАП: нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, - влечет предупреждение или наложение административного на должностных лиц - от 300 до 500 рублей;

- пункт 2 статьи 13.25 КоАП: неисполнение обществом с ограниченной ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей; на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 рублей;

- статья 15.11 КоАП РФ: грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб.

По нашему мнению, из совокупности приведенных штрафных санкций следует, что Организация может быть привлечена к ответственности за нарушение порядка и сроков хранения документов, однако, способ выполнения такого порядка в данном случае принципиального значения не имеет. Иными словами, если Организация самостоятельно выполнит требования по организации порядка и срока хранения соответствующих документов без привлечения сторонней специализированной организации, то она не может быть привлечена к какой-либо административной ответственности.

Отметим, что официальные разъяснения, а также арбитражная практика, касающиеся возникновения у налогоплательщика налоговых рисков в связи с тем, что уничтожение документов было осуществлено им самостоятельно без привлечения специализированной организации, в настоящее время отсутствует.

Данное обстоятельство, на наш взгляд, является дополнительным подтверждением в пользу того, что какие-либо претензии со стороны налоговых органов, связанные с уничтожением документов самой Организацией без привлечения каких-либо специализированных компаний, маловероятно.

Коллегия Налоговых Консультантов, 19 августа 2015 года

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit