Главная / Консультации / Банковский аудит / Департамент банковского аудита по вопросу об электронном хранении первичных документов.

Департамент банковского аудита по вопросу об электронном хранении первичных документов.

16.02.2018
Вопрос

Описание ситуации.
В настоящее время в Банке в документы дня подшиваются оригиналы счетов на оплату административно-хозяйственных расходов, платежные поручения на бумажном носителе, подписанные Главным бухгалтером, Вице-президентом, ответственным исполнителем и заверенные печатью Банка, так же в документы дня уходят подтверждающие документы произведенных расходов, такие как акты, товарные накладные, чеки.
В целях сокращения документооборота Банк рассматривает вопрос о переходе на электронное хранение сканированных копий вышеуказанных документов.

Вопрос.
Банк просит разъяснить возможность применения вышеуказанного порядка, а также установленные законодательством требования с точки зрения правил бухгалтерского учета и налоговых рисков, в том числе при проведении проверок вышеуказанными органами?
Ответ

Мнение консультантов.

В соответствии со статьей 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Альбом унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых  кредитной организацией в хозяйственной деятельности, подлежит утверждению в Учетной политики кредитной организации.

 

Согласно пункту 1 части III Положения № 579-П при организации работы по ведению бухгалтерского учета кредитная организация утверждает правила документооборота и технологию обработки учетной информации, которые могут предусматривать ее обработку в электронном виде, а также способы ведения регистров бухгалтерского учета исходя из условий обработки учетно-операционной информации  при совершении конкретных операций. Под регистрами бухгалтерского учета понимаются документы, в том числе в электронном виде, в которых систематизируется и накапливается информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Оформление операции в регистрах бухгалтерского учета удостоверяется  подписями бухгалтерского  и контролирующего работников, совершивших операцию,  а в необходимых случаях подписями других должностных лиц. Под подписью понимается как собственноручная подпись, так и ее электронный аналог.

На основании пункта 3.2 части III Положения № 579-П  применяемый электронный аналог собственноручной подписи должен обеспечивать однозначную идентификацию подписи бухгалтерского работника, контролирующего работника, а также других должностных лиц, оформивших, проверивших и санкционировавших, соответственно, совершение операции и отражение ее в регистрах бухгалтерского учета. 

Условия использования электронной подписи, порядок создания документов в электронной форме, правовое регулирование  отношений в области использования документов, подписанных электронной подписью, виды легитимных электронных подписей и порядок хранения электронных документов  регулируются Законом № 63-ФЗ.

 

В соответствии с пунктом 1 Указания № 2161-У для оформления записей в формируемых Банком регистрах бухгалтерского учета в случаях, когда форма первичного учетного документа, на основании которого составляется бухгалтерская запись, не содержит реквизитов (полей) для указания счетов, по дебету и кредиту которых совершаются бухгалтерские записи, кредитной организаций должен применяться мемориальный ордер. Если же первичный документ предусматривает такие реквизиты, то мемориальный ордер не составляется. Тогда проводка оформляется путем заполнения соответствующих реквизитов первичного документа.

В соответствии с пунктом 5 Указания № 2161-У мемориальный ордер может составляться на бумажном носителе или в электронном виде. Мемориальный ордер может формироваться программным путем при обработке учетно-операционной информации. Допускается составление мемориального ордера в электронном виде на основании первичных учетных документов, оформленных на бумажном носителе.

 В соответствии с пунктом 2 Указания № 2161-У в мемориальном ордере указываются данные первичных учетных документов, на основании которых он составлен. Если первичные учетные документы оформлены на бумажном носителе, они прилагаются к мемориальному ордеру с указанием в соответствующих полях мемориального ордера их наименований, номеров, дат, количества, а также общего количества листов в прилагаемых документах. Если первичный учетный документ оформлен в электронном виде, то в дополнение к указанным реквизитам в свободном поле мемориального ордера указываются реквизиты, присваиваемые первичным учетным документам в электронном виде, позволяющие однозначно их идентифицировать.

Исходя из вопроса, первичными документами, подтверждающими произведенные Банком административно-хозяйственные расходы, являются акты, товарные накладные, чеки. Если данные первичные документы не содержат реквизиты для корреспонденции счетов, при оформлении бухгалтерской операции Банку следует составлять мемориальные ордера в соответствии с требованиями Указания № 2161-У с указанием в соответствующих полях ордеров реквизитов прилагаемых  первичных документов.

 

В соответствии с пунктом 4.1 части III Положения № 579-П  кредитные организации обязаны обеспечить сохранность кассовых документов, бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности. Кредитные организации обязаны хранить кассовые документы, бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета, типовые формы аналитического и синтетического учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение нормативных сроков хранения, но не менее пяти лет.

Нормативным документом, определяющим порядок хранения и учета архивных документов, является Закон № 125-ФЗ. На основании пункта 1 статьи 17 Закона №  125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков  хранения  в соответствии с утвержденными перечнями типовых архивных форм. В соответствии с пуктом 3 статьи 6 Закона № 125-ФЗ  перечни типовых архивных форм утверждаются уполномоченным государственным органом в области архивного дела. При этом, Банк России в силу Закона № 86-ФЗ не наделен полномочиями по установлению специальных сроков хранения документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, в том числе в электронном формате. Таким образом, при утверждении внутренних документов, определяющих состав и сроки хранения архивных документов, кредитным организациям следуют руководствоваться Приказом Минкультуры России  от 25.08.2010г.  № 558, утвердившим Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

 

Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и типовых форм аналитического и синтетического учета возможно как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

Хранение  документов в электронном виде осуществляется в порядке, установленном Указанием № 2346-У. Данным Указанием определен перечень документов, хранение которых может осуществляться кредитной организацией в электронном виде, к которым относятся:

·        Ведомость остатков по счетам кредитной организации

·        Лицевые счета

·        Отчет о финансовых результатах

·        Распоряжения о переводе денежных средств, изначально составленные или поступившие в электронном виде

·        Мемориальные ордера (мемориальные исправительные ордера)

·        Кассовые документы, которые не содержат подписи клиента (вносителя, получателя)

·        Ведомости открытых и закрытых счетов

·        Кассовый журнал по приходу

·        Кассовый журнал по расходу

·        Реестр операций с наличной валютой и чеками

·        Реестр переводов по приему наличных денег для осуществления операций по переводу на территории Российской Федерации денежных средств по распоряжению физических лиц без открытия банковских счетов

·        Электронные журналы, сформированные при совершении операций с использованием банкомата и (или) электронного терминала, реестры платежей по операциям с использованием платежных карт

·        Ордер по передаче ценностей, который не содержит подписи клиента (вносителя, получателя)

·        Валютный кассовый ордер

·        Оборотная ведомость

·        Баланс

·        Книга регистрации открытых счетов.

Данный перечень является закрытым и расширению по решению кредитной организации не подлежит.

В соответствии с требованиями Указания № 2346-У с момента формирования документа в электронном виде кредитная организация должна обеспечить неизменность и возможность предоставления документа на бумажном носителе по форме и содержанию, действовавшими на момент составления электронного документа. 

Указанием № 2346-У Банк России регламентировал требования к организации хранения  электронных документов  в виде файлов на отчуждаемых машинных носителях, а также сроки, порядок и периодичность записи и обновления информации на них.

При принятии решения о переходе   на хранение отдельных документов в электронном виде кредитная организация обязана разработать Регламент, определяющий правила работы с отчуждаемыми машинными носителями. Состав информации, подлежащий включению в данный Регламент, определен Приложением 3 к Указанию № 2346-У.

 

Согласно Указанию N 2346-У в электронном виде возможно  хранение  документов, изначально составленных и (или) поступивших в Банк в электронном виде.  Документы, изначально сформированные на бумажном носителе и подписанные собственноручной подписью, подлежат хранению в сшивах бухгалтерских документов за день. Кроме того, при наличии документов, хранящихся в электронном виде, в соответствии с пунктом 2.8 Указания № 2346-У кредитная организация обязана подшивать в сшивы документов дня, в дело (сшив) с кассовыми документами справки о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде по каждому счету.

В соответствии с разъяснениями Банка России, данными в Письме Банка России № 18-1-1-7/693 от 20.04.2015г., перевод в электронный вид для последующего хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и типовых форм аналитического и синтетического учета, изначально сформированных на бумажном носителе, кредитная организация осуществлять не вправе.

 

Таким образом, при принятии решения о переходе на электронное хранение отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций, в понимании консультантов, Банку следует руководствоваться перечнем документов, определенном Банком России в Указании № 2346-У, хранение которых может осуществляться кредитной организацией в электронном виде, а также учесть разъяснения Банка России о невозможности перевода в электронный вид  документов, первоначально сформированных на бумажном носителе.

По мнению консультантов,  из документов, указанных в запросе, в электронном виде возможно хранение платежных поручений по оплате административно-хозяйственных расходов и мемориальных ордеров, оформляющих бухгалтерские операции по отнесению подтвержденных расходов на финансовый результат при условии их составления в электронном виде. Первичные документы, подтверждающие произведенные Банком расходы (оригиналы счетов, акты, товарные накладные, чеки), составленные и полученные Банком на бумажных носителях, не подлежат переводу в электронный вид и должны храниться на бумажных носителях.

Дополнительно консультанты отмечают, что в  случае внесения Банком России изменений в Указание № 2346-У в части возможности хранения в электронном виде первичных учетных документов, Банк сможет рассмотреть вопрос о переходе на электронное хранение первичных документов, подтверждающих произведенные административно-хозяйственные расходы, при условии соблюдения требований Закона № 63-ФЗ.

 

Касательно возможности возникновения налоговых рисков при переходе на электронное хранение отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций.

В силу пункта 1 статьи 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота.

Действующее налоговое законодательство не содержит ограничений прав субъектов экономической деятельности на использование для отражения любых фактов хозяйственной деятельности самостоятельно разработанных и утвержденных  форм  первичных учетных документов, а также форматов их составления (на бумажном носителе или в электронном виде).

Согласно пункту 2 статьи 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 Закона № 63-ФЗ.

В соответствии с разъяснениями, представленными в  Письмах Минфина России № 03-01-13/31906 от 02.06.2015г., № 03-03-06/1/45323 от 17.07.2017г.,  до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета хозяйствующие стороны при оформлении первичных учетных документов могут организовать электронный документооборот, применяя  электронную подпись, при условии соблюдения требований Закона № 63-ФЗ.

Таким образом, по мнению консультантов, переход Банка на электронное хранение отдельных первичных документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности документов при условии соблюдения требований и ограничений, установленных нормативными и законодательными документами,  не влечет возникновения дополнительных налоговых рисков для Банка.

 

Документы и литература.

1.      НК РФ – Налоговый кодекс Российской Федерации (ч.I) от 31.07.1998г. № 146-ФЗ  и (ч.II) от 05.08.2000г. № 117-ФЗ;

2.      Закон № 86-ФЗ - Федеральный закон Российской Федерации от 10.07.2002 г. № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»;

3.      Закон № 125-ФЗ – Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

4.       Закон № 63-ФЗ - Федеральный закон Российской Федерации от 06.04.2011г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

5.      Закон № 402-ФЗ – Федеральный закон Российской Федерации от 06.12.2011г. №  402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

6.      Положение № 579-П – Положение Банка России от 27.02.2017г. № 579-П «О Плане счетов бухгалтерского учета для кредитных организаций и порядке его применения»;

7.      Указание № 2346-У – Указание Банка России от 25.11.2009г. № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета»;

8.      Указание № 2161-У - Указание Банка России от 29.12.2008г. № 2161-У «О порядке составления и оформления мемориального ордера».


Назад в раздел