Департамент банковского аудита о возможности использования после 01.01.2015г. формы командировочного удостоверения и служебного задания с целью подтверждения расходов в виде суточных
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki
С 8 января 2015 года вступила в силу новая редакция «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. № 749 (ред. от 29.12.2014), пунктом 7 которого установлено, что «фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки». При этом «в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.)».
Новая редакция также предусматривает, что «поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой».
Банк имеет множество территориально обособленных подразделений по всей территории России, в связи с чем сотрудники часто выезжают в командировки, используя личный транспорт или транспорт, не выдающий проездные документы с указанием пункта отправления/назначения. Ранее в таких случаях сотрудник оформлял Командировочное удостоверение, в котором делалась отметка о прибытии/выбытии из регионального подразделения или гостиницы в населенном пункте командирования. Фактический срок пребывания в командировке также указывался в Служебном задании.
Вправе ли Банк и в дальнейшем в случае невозможности подтверждения фактического срока пребывания в командировке проездными документами использовать для этой цели формы командировочного удостоверения и служебного задания, несмотря на то, что их применение не предусмотрено новой редакцией Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (ред. от 29.12.2014)? Правомерен ли по вашему мнению такой подход к обоснованию командировочных расходов (суточные) с точки зрения налогового законодательства?
Мнение консультантов.
Как справедливо указано в тексте вопроса, Положение о командировках в редакции Постановления № 1595, вступившей в силу 08.01.2015г., не предполагает при направлении сотрудников в служебную командировку оформления ряда ранее необходимых документов: служебного задания, командировочного удостоверения и отчета о выполнении задания, являющихся, в свою очередь, подтверждением самого факта командировки и ее производственной необходимости.
Новая редакция Положения о командировках предписывает использовать для таких целей решение (приказ) работодателя, проездные документы, а в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте – служебную записку (пункты 3,4 и 7).
Служебной командировкой статья 166 ТК РФ признает поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом согласно статье 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в числе прочих, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Суточные в соответствии с пунктом 11 Положения о командировках возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 Положения о командировках. При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Таким образом, расчет количества дней, за которые работнику причитаются суточные, осуществляется либо на основании проездных документов, либо на основании служебной записки, представляемой работником по возвращении из служебной командировки.
Как следует из текста вопроса, сотрудники Банка часто выезжают в командировки, используя личный транспорт или транспорт, для проезда на котором не выдаются проездные документы с указанием пункта отправления/назначения. То есть, зачастую возникают ситуации, когда расчет суточных невозможно произвести на основании проездных документов. В такой ситуации Положение о командировках предписывает рассматривать в качестве документа, подтверждающего фактический срок пребывания в месте командирования, служебную записку, представляемую работником по возвращении из служебной командировки.
В то же время данные, содержащиеся в служебной записке, идентичны совокупности информации, указываемой в служебном задании и командировочном удостоверении. Поэтому, на наш взгляд, оформление Банком сотрудникам при направлении в служебную командировку служебного задания и командировочного удостоверения не противоречит Положению о командировках.
Подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ относит к прочим расходам, связанным с производством и реализацией расходы налогоплательщика на командировки, в частности на суточные или полевое довольствие.
По общему правилу, изложенному в пункте 1 статьи 252 НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Оформляемые Банком при направлении сотрудников в служебную командировку служебное задание и командировочное удостоверение содержат всю информацию, необходимую для расчета суточных, к тому же дополнительно подтвержденную уполномоченными сотрудниками территориально обособленных подразделений Банка.
Следовательно, по мнению консультантов, оформляемые Банком служебное задание и командировочное удостоверение можно рассматривать в качестве документов, подтверждающих расходов в виде суточных для целей налогообложения прибыли.
Обращаем внимание, что такой порядок документального подтверждения расходов в виде суточных целесообразно закрепить в учетной политике Банка для целей налогообложения.
Документы и литература.
1. НК РФ – Налоговый кодекс Российской Федерации (ч.I) от 31.07.1998г. № 146-ФЗ и (ч.II) от 05.08.2000г. № 117-ФЗ;
2. ТК РФ – Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001г. № 197-ФЗ;
3. Положение о командировках – Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»;
Постановление № 1595 – Постановление Правительства РФ от 29.12.2014г. № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации».Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki
Назад в раздел